É aí que os planos de qualidade entram. Eles são uma forma de garantir que o que você está construindo ou entregando seja adequado à sua finalidade e atenda às necessidades dos stakeholders do projeto.

Quando você falar com o seu patrocinador, você provavelmente vai descobrir que ele ou ela quer um resultado de “qualidade”, mas que eles têm dificuldade em definir o que “qualidade” realmente significa para eles. Eles terão uma ideia em sua cabeça de como um resultado perfeito se parece, mas às vezes as pessoas precisam de ajuda para identificar as características que criam a “qualidade” que eles estão procurando. Um plano de qualidade irá ajudá-lo a certificar-se de que o que você entrega atende a esses critérios de qualidade indescritíveis e que você possa acompanhar as atividades do projeto para chegar a um resultado de qualidade.

Como a qualidade pode um conceito bastante subjetivo, como você a define em um plano de qualidade? O documento deve ir muito além de simplesmente dizer que você vai fazer um bom trabalho e obter um resultado de qualidade no final do projeto. Ele deve documentar as metas que você tem como objetivo alcançar, como você vai verificar o que você está fazendo para realmente cumprir as metas de qualidade e também os processos que você vai seguir para gerenciar as atividades de qualidade. Estes são os elementos que precisam estar em um grande plano de qualidade e você pode produzir esse documento facilmente seguindo estas 4 etapas.

1. Definir Metas de Qualidade

O que o seu patrocinador do projeto quer que você realize? Ele provavelmente já lhe deu uma boa lista de requisitos do projeto, que são coisas como “criar um novo software” ou “abrir um novo escritório”. Você sabe o que tem que fazer, mas você ainda não sabe qual padrão que se espera para o trabalho.

Para o seu plano de qualidade, comece com sua lista de exigências, e em seguida a divida em resultados práticos. Para um projeto de software, isso vai ser coisas como: “Novo software” e “Manuais de treinamento”. Agora você tem as suas entregas, você pode ir um passo adiante e trabalhar com o seu patrocinador para identificar e descrever as metas de qualidade para cada uma delas. Vamos usar o manual de treinamento como um exemplo. As metas de qualidade para isso podem ser:

• Adequar os requisitos da marca da empresa com o logotipo oficial
• Ter, no mínimo, 20 páginas
• Ser encadernado com espiral preta
• Também estar disponível eletronicamente via intranet
• Não ter erros ortográficos ou erros gramaticais
• Ser produzido em tamanho A4, em formato paisagem
• Ser impresso em papel de pelo menos 80g/m2
• Conter tudo o que um usuário precisa saber

Esta não é uma lista extensa. Como você pode imaginar, você pode adicionar muito mais do que isto, e tornar a lista bastante longa! Isto constitui a primeira parte de seu plano de qualidade, que deve ser digitado formalmente e registrado em seu sistema de armazenamento de arquivos online.

2. Criar um Plano de Garantia da Qualidade

A garantia de qualidade é uma técnica usada para assegurar que você pode atender a essas metas de qualidade. O plano deve envolver revisões independentes do projeto. Isto dará a seu patrocinador a confiança de que você tem uma boa estrutura de abordagem para qualidade e está disposto a aceitar conselho independente sobre a melhor forma de lidar com quaisquer deficiências.

Seu plano de qualidade deve incluir como você vai realizar atividades de controle de qualidade, quem irá fazê-las e com que frequência elas serão realizadas. Você pode incluir um cronograma de revisões e documentar como você vai usar os resultados das revisões para melhorar a maneira na qual a qualidade é gerenciada no projeto. Isso também mostra ao patrocinador que você é sério no que se refere à qualidade e sobre certificar-se de que o projeto está fazendo o melhor trabalho possível em entregar o que eles querem.

3. Criar um Plano de Controle de Qualidade

O controle de qualidade é diferente da garantia da qualidade. Enquanto a garantia do projeto é feita por alguém de fora do projeto, o controle de qualidade é realizado pela equipe do projeto. Seu plano de controle de qualidade deve incluir itens como:

• Revisão por pares
• Revisão no final de cada fase ou processo
• Revisão da equipe
• Revisão de documentos.

Tudo isso dá aos membros de sua equipe a oportunidade de conferir o trabalho do outro e garantir que o trabalho que o projeto está produzindo é do mais alto padrão. Você provavelmente pode pensar em outras maneiras de verificar a qualidade do trabalho que será adequado para os resultados que você está produzindo.

Agora, você pode colocar essas atividades em seu cronograma do projeto. Em seu plano de qualidade, documente quem vai fazer cada tipo de revisão em cada tarefa. Por exemplo, você pode especificar que após a conclusão de cada bloco de código-fonte, outro desenvolvedor irá rever o código em relação aos padrões de desenvolvimento da equipe e também para a funcionalidade. Controle de qualidade leva tempo, por isso certifique- se de que seu cronograma do projeto inclui o tempo suficiente para essas atividades – vai valer a pena no final, quando você entregar um resultado de qualidade.

4. Definir o Processo de Gestão da Qualidade

O último passo no plano de qualidade é definir o processo. Como você vai ter certeza de que o controle de qualidade e as ações de garantia de qualidade são realizadas? Como é que vai verificar o trabalho em relação às metas de qualidade quando se aproximar do fim do projeto? Com que frequência você vai atualizar o patrocinador e o que você vai fazer se algo falhar no controle de qualidade? Estes são o tipo de coisas para incluir em seu processo.

Seu escritório de gerenciamento de projetos pode já ter um processo de gestão da qualidade, ou um modelo que você pode usar. Se este for o caso, o melhor é usar o que já está disponível na empresa, uma vez que irá tornar mais fácil para os membros da equipe do projeto segui-lo, pois já estarão familiarizados com ele.

Seguindo esses passos, você será capaz de produzir um plano de qualidade que define exatamente como a qualidade será gerenciada em seu projeto e lhe dá passos concretos a fim de alcançar um resultado que atenda às expectativas dos seus stakeholders.

Autor: Jason Westland