Minha patrocinadora do projeto apareceu em minha mesa outro dia. Isso foi incomum – normalmente eu tenho que marcar um horário para vê-la, já que ela tem um papel sênior na empresa, está sempre muito ocupada, e não é tão “mão na massa” quanto patrocinadores de projeto com os quais eu já trabalhei. Olhei para cima do meu monitor.

“Eu acabei de vir da reunião de orçamento“, disse ela. “E precisamos cortar 20% do orçamento do projeto“.

“OK“. Eu tentei não parecer chocado. De onde é que eu conseguiria cortar 20%?

“Isso não é um problema, é?“, Disse ela.

Bem, isso depende – é um problema para alguém! Cortar o dinheiro do orçamento é algo que todos os gerentes de projeto acabam tendo que fazer de tempos em tempos, e certamente não foi a primeira vez que alguém me pediu para rever o orçamento de um projeto com o objetivo de economizar. Mas economias normalmente vêm com o corte de escopo e reduzindo o que o projeto pode oferecer, porque é onde você pode fazer o maior impacto sobre o orçamento. Então, alguém não ia receber todas as funcionalidades que havia pedido, porque algumas teriam que ser removidas, ou pelo menos adiadas até que mais dinheiro estivesse disponível para lançar uma fase 2 do projeto e desenvolver mais alguns recursos.

“Hmm, deixe-me ver o que podemos fazer e respondo para você“, eu disse. Quando ela saiu, eu puxei minha planilha de controle de despesas e comecei a olhar para os custos. Tive que passar por 4 etapas para ver se eu poderia fazer qualquer economia sem ter muito impacto sobre o escopo. Foram as seguintes.

Etapa 1: Quais custos você tentando reduzir?

A economia de 20% que me pediram para fazer tinha que vir de despesas de capital, ou seja, o dinheiro que estávamos investindo no produto. Mas às vezes você pode ter certa flexibilidade com quais custos precisam ser reduzidos e podem pedir para você limitá-los em outras áreas. Por exemplo, o corte de despesas operacionais pode ser resolvido através da renegociação de um contrato de suporte, contrato de manutenção ou limitando o número de pessoas que trabalham no projeto ao longo do tempo.

Às vezes, os patrocinadores não estão preocupados sobre de onde a economia vem, desde que algum tipo de economia seja feita e possa ser reportada para os gerentes seniores, por isso pense criativamente sobre a área mais fácil para fazer economias.

Etapa 2: Corte as coisas óbvias

Em seguida, eu olhei para as coisas óbvias que poderiam ser reduzidas. Tínhamos alguns fundos de contingência, e mesmo que ainda quisesse manter algum em caso de emergência, senti-me confiante de que, agora que havíamos terminado o exercício de escopo, tínhamos uma ideia melhor de que tipo de problemas estávamos propensos a enfrentar e poderíamos liberar alguns desses fundos. Assim, parte do dinheiro poderia vir de lá.

Eu também olhei para as estimativas de tarefas. Eu não consegui fazer nenhuma redução nisto, mas talvez você consiga em seu projeto. Tarefas podem ter sido superestimadas, e você poderia reduzir o seu orçamento, olhando para o que você poderia fazer mais rápido.

Tínhamos também uma provisão para atividades de mitigação de risco, mas vários dos riscos haviam passado sem acontecer, então esse dinheiro poderia ser liberado. Eu teria que fazer isso de qualquer maneira na próxima sessão de revisão de previsão orçamentária, mas fazê-lo mais cedo não importava e isso significava que eu tinha um pouco mais para contribuir para os 20%.

Etapa 3: Reduza os custos em outras coisas

Você tem um recurso de alto custo trabalhando no que é basicamente administrativo? Se tem um coordenador de projeto mais barato para pegar algumas das tarefas administrativas, você poderia liberar o seu recurso caro para dedicar mais do seu tempo ao trabalho especializado (ou, neste caso, quando estamos querendo economizar dinheiro, terminar o seu trabalho especializado e sair da equipe o mais cedo possível para que você não tenha que pagar mais para eles).

Podem haver outras áreas que não são tão óbvias, mas que iriam resultar em economia. Seus contratos com fornecedores podem incluir serviços que você pensou que iria usar, mas, na verdade, não está usando agora que o projeto foi iniciado, ou serviços de valor agregado que não são essenciais para os resultados do projeto. É um trabalho difícil renegociar um contrato, então obtenha alguma ajuda da equipe de Aquisições/Compras ou de alguém com experiência em fazê-lo, e certifique-se que você não está removendo quaisquer recursos ou custos do contrato que você vai se arrepender depois!

Se você tiver cortado as áreas óbvias de seu orçamento, e procurado algumas das áreas mais escondidas, em seguida você pode pensar sobre a remoção de características e funcionalidades, ou reduzir o escopo do projeto para entregar um pouco menos por um preço menor. Antes de tirar qualquer coisa do escopo, certifique-se de que isso seja discutido com o patrocinador do projeto, pois são realmente eles e os outros stakeholders que devem decidir o que deixar e o que tirar.

Etapa 4: Reveja seu orçamento

OK, então o quanto já foi economizado? Reveja seu orçamento regularmente para ver quais reservas poderiam ser liberadas (ou o que precisa ser adicionado de volta). Faça da revisão do orçamento uma parte constante de seu serviço de limpeza do projeto e reporte de volta para o seu patrocinador sobre como as coisas estão indo. Isso pode ajudá-lo a evitar surpresas como ser solicitado para cortar uma enorme quantidade de seu orçamento de uma só vez!

Acabei por ter que pedir ao meu patrocinador para priorizar algumas características do projeto para que a equipe focasse em fornecer as mais importantes com o novo orçamento reduzido. Fizemos algumas economias em outros lugares, assim os clientes ainda receberiam grande parte do que eles pediram, e tudo o que foi removido do escopo foi adicionado a uma lista de melhorias para que pudesse ser trabalhado no futuro. No geral, a minha patrocinadora ficou feliz e eu senti que os objetivos do projeto não haviam sido comprometidos. É possível fazer uma economia em seu orçamento do projeto se você souber onde procurar, e, embora seja difícil de fazer e exija algum planejamento, se você for solicitado a fazer as mesmas alterações no seu projeto, você pode seguir estas 4 etapas para ver o que você pode economizar.

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com