Se você já leu o Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) – 5a Edição, ou passou algum tempo folheando o manual do PRINCE2, então você vai saber que existem muitos processos em gerenciamento de projetos. Às vezes, parece que você não pode fazer nada em um projeto sem que seja parte de um processo documentado e formalizado. Estes processos ajudam a ir do ponto A ao ponto B com as tarefas que você precisa realizar.

No entanto, existem cinco processos que, em minha opinião, são críticos para o sucesso de um projeto. Vamos dar uma olhada neles.

Gestão de Riscos

O processo de gestão de risco ajuda a gerenciar os riscos em seu projeto. Parece simples, mas a gestão de risco é uma das coisas mais importantes a fazer em gerenciamento de projetos. Se você consegue gerenciar os riscos, então você pode controlar os resultados de forma mais eficaz e você terá uma melhor chance de entregar algo com sucesso.

Um bom processo de gestão de risco permitirá que você documente, avalie a probabilidade de ocorrência e o impacto que terá cada risco, para que você possa planejar ações de mitigação ou correção. Algumas ferramentas de software de gerenciamento de projetos têm recursos de gestão de risco embutidas, mas você deve avaliar estes em função da forma como você gerencia os riscos para garantir que eles estão aptos para suas necessidades.

Gestão de Mudanças

Depois de gerenciamento de risco, eu diria que o processo de gestão de mudanças é o próximo processo mais crítico (se é que eu deveria ter graus de criticidade neste contexto). Isso porque é quase garantido que o escopo do projeto vai mudar e a forma como você lida com essas mudanças vai fazer ou quebrar o seu projeto e sua equipe.

Seu processo de gerenciamento de mudanças deve permitir que você avalie as alterações antes de aceitar ou rejeitá-las, e fornecer orientações quanto à forma de incorporar as mudanças se forem aprovadas. Você também vai precisar se certificar de que o processo inclui os níveis adequados de autorização, já que às vezes você poderá autorizar uma mudança como gerente do projeto enquanto outras vezes você vai precisar de aprovação de seu patrocinador ou talvez até mesmo dos níveis mais altos da organização.

Gestão de Problemas

Todos os projetos passam por problemas e questões de vez em quando, portanto saber como lidar com eles vai ajudar você a manter o projeto em andamento. O processo de gerenciamento de problemas é projetado para permitir que você avalie o impacto de uma situação e coloque em prática os planos para que você possa gerenciá-la de forma eficaz – seja qual for o caminho que você escolher.

Gestão de Recursos

Em muitos projetos, a gestão de recursos se baseia na tentativa e erro. Se alguém estiver disponível, então ele é adicionado à equipe do projeto, mesmo que ele seja o mais adequado para o trabalho. Um processo completo de gerenciamento de recursos pode ajudar a melhorar isso, mas este é provavelmente o processo mais difícil de acertar.

Você precisa de uma forma eficaz de alocação de recursos para projetos e isso normalmente é gerenciado pelo escritório de gerenciamento de projetos (PMO).

A gestão de recursos em seu projeto é importante e você precisa encontrar uma maneira de distribuir as tarefas para as pessoas envolvidas. Certifique-se que todos saibam como irão receber as atribuições de tarefas, para que nada seja esquecido.

Gestão da Comunicação

Os processos de gerenciamento da comunicação são mais flexíveis do que os outros processos, na minha opinião. Estes tendem a ser adaptados para se adequar ao ambiente de projeto e você verá que o processo de aprovação da comunicação difere de empresa para empresa também.

A única coisa que geralmente é o mesmo em todos os projetos é a exigência de apresentação de relatórios de progresso. Se você está começando do zero, obter alguma ajuda na produção de relatórios de status do projeto irá permitir que você comece com o pé direito. Portanto, fale com o seu gerente, PMO ou outro colega de confiança e peça modelos, materiais de treinamento e qualquer outro conselho que possam lhe oferecer.

Conforme você obtém mais experiência em gerenciamento de projetos, você verá que esses processos tornam-se naturais e são muito mais fáceis de implementar. Na verdade, você provavelmente vai chegar ao ponto onde não parece sequer que você está fazendo um processo, e simplesmente parece que você está fazendo o seu trabalho.

No entanto, a fim de chegar a essa fase, você precisa ter processos claros para a organização. Se você não sente que o seu negócio está com os processos adequados, mapeie os processos existentes com algum software de mapeamento de processos. Em seguida, você pode comparar esses processos existentes com o que você acha que seria a melhor prática para sua equipe. Depois de ter os processos atuais e desejados você pode então colocar os planos em prática para diminuir a diferença e trabalhar com o seu PMO ou outros gerentes de projeto para mudar e melhorar seus processos para chegar aonde você quer estar.

Artigo publicado originalmente no site: Project Management Tips