Parece que a mudança organizacional é constante nos dias de hoje, seja devido à reorganização, à inovação, ou a novos sistemas e processos. Como George Bernard Shaw disse: “O progresso é impossível sem mudança“. E mesmo que o novo projeto que você está prestes a implementar realmente consiga ajudar os funcionários ao longo do tempo, ele ainda vai desencadear alguma resistência e angústia. Ser um bom gerente de projeto significa que você deve pensar além da tecnologia, produto ou processo que está a implementar. Exige reconhecer que os melhores resultados são obtidos por meio de iniciativas de gerenciamento de mudanças organizacionais que capacitam e apoiam as pessoas. Aqui estão cinco dicas para alcançar melhores resultados no projeto.

1. Crie um projeto separado para gerenciar a mudança

A maioria dos gerentes de projeto compreende a necessidade do gerenciamento de mudança organizacional, e alguns até mesmo criam atividades-chave de mudança em seus planos de projeto. Mas na maioria dos casos, a sua primeira prioridade é a execução do projeto no prazo e dentro do orçamento. Aprendemos com a experiência que a melhor prática é criar um projeto de gestão de mudança organizacional separado para apoiar o projeto principal. Por quê? Porque a mudança organizacional é muito mais do que a conseguir que de um novo sistema de TI seja configurado e implementado, ou criar novos processos. A mudança efetiva requer um foco claro sobre a forma como as pessoas trabalham dentro da organização, como o trabalho flui em toda a organização, e como a cultura aceita novas ideias. O projeto de mudança deve começar com o desenvolvimento de uma carta de mudança, documentando uma declaração de visão, conquistando o apoio da liderança e criando um comitê de mudança para envolver os indivíduos em todos os níveis. O projeto de mudança deve ser liderado por alguém que tem conhecimento sobre gestão de mudança organizacional e que compreende práticas básicas de gerenciamento de projetos. Através da coordenação com a equipe do projeto de implementação, o roadmap da equipe de mudança, o plano de comunicação, a programação de mensagens, e outras atividades e ações críticas estão alinhados com e projetados para auxiliar o sucesso da implementação.

2. Defina um foco claro para as atividades de gerenciamento de mundanças organizacionais 

Por mais herético que pareça, o objetivo do projeto de mudança organizacional não é, por exemplo, ter um novo sistema de TI implementado – a equipe de tecnologia do projeto vai cuidar disso. Também não é encontrar formas de “fazer” as pessoas usarem o sistema, uma vez que é implementado. Em vez disso, o projeto de mudança organizacional deve ser focado em encontrar e implementar formas de capacitar e o apoiar os funcionários, uma vez que a mudança é realizada. Em muitos casos, as pessoas terão que aprender a trabalhar de novas maneiras para usar o produto do projeto de forma eficaz. Seus trabalhos podem mudar; eles podem ser recompensados de forma diferente. É natural que isso pode causar resistência e relutância. Portanto, antes de criar um treinamento sobre as características e funções do novo sistema, por exemplo, concentre-se primeiro nas pessoas. Descubra como eles trabalham atualmente e que processos eles utilizam. Descubra como o trabalho deles é atualmente recompensado. Identifique as barreiras que eles enfrentam que a nova realidade irá ajudá-los a superar. Estes fatores determinam a natureza fundamental da mudança, e uma vez que você entende, você estará melhor preparado para criar mensagens significativas e mecanismos de feedback, criar o tipo certo de treinamento e coaching, e colocar recompensas que importam na prática. Essa é uma perspectiva muito diferente.

3. Crie Planos de Comunicação e de Gerenciamento de Mudanças estratégicos e utilizáveis 

Tradicionalmente, gerenciamento de mudanças era um pacotinho genérico que incluia um plano de comunicação aplicado de forma igual a qualquer projeto, e que não era usado de maneira muito eficiente. Isso é lamentável, porque estes dois documentos devem ser suas ferramentas estratégicas para o sucesso. O que é estratégico sobre eles? Eles devem ser desenvolvidos para ajudar a organização a alinhar os resultados que o projeto deve entregar diretamente com os objetivos de negócios da organização. Criar a declaração de visão de mudança, benefícios, e as metas de uma maneira que elas podem ser facilmente comunicadas e aceitas pela força de trabalho é fundamental. Isso também vai exigir uma boa compreensão do estado atual para que você possa desenvolver planos eficazes para reduzir a lacuna entre a visão atual e a futura. Consequentemente, bem antes de abrir um modelo, você deve conduzir atividades para reunir as entradas que os planos exigirão, tais como:

Declaração de visão da mudança, com benefícios e objetivos organizacionais;

Desenvolvimento de estratégias de gestão de mudança;

Identificação e avaliação dos stakeholders;

Pesquisa de linha-base da atitude e percepção atuais dos stakeholders;

Avaliação de prontidão para a mudança organizacional;

Avaliação de riscos e problemas da mudança;

Plano de avaliação da mudança.

Adicionalmente, ambos os documentos devem ser documentos editáveis que você pode modificar quando necessário durante a implementação. O projeto “escorregou?”, então o cronograma de comunicação deve mudar. As mensagens que você está usando não estão surtindo efeito, com base no feedback dos funcionários? Modifique a mensagem para abordar a resistência ou perguntas que você está recebendo. Não desenvolva estes planos para que fiquem parados em uma prateleira.

4. traga a liderança a bordo treina para ficar envolvida para liderar a mudança. 

Pesquisas indicam que o gerenciamento de mudanças e planos de comunicação são de valor inestimável na criação de boas mensagens e ciclos de feedback, e em ajudar os funcionários a funcionar no novo ambiente. No entanto, o maior impacto vem do forte patrocínio da mudança. Contar com o patrocínio executivo certo é fundamental, mas não para por aí. Na verdade, apenas ter um “figurão” como patrocinador, não é liderança alguma. A verdadeira liderança de mudança é mais do que ser apenas um porta-voz para a mudança e enviar um e-mail de vez em quando. A liderança na mudança exige a disponibilidade e desejo para continuamente reforçar a importância da visão que o projeto permitirá à organização atingir, apesar da potencial perturbação que pode causar temporariamente. Significa garantir que os líderes em todos os níveis falem em uma só voz sobre a mudança. Demonstra suporte para as mudanças de processos necessárias para o sucesso. Resolve conflitos de forma proativa e responsabiliza as pessoas para fazer a mudança. Finalmente, reconhece e celebra a organização e as pessoas que ajudaram na implementação bem-sucedida.

5. Use uma metodologia definida para planejar um projeto efetivo de gerenciamento de mudanças

Gerentes de projeto utilizam o PMBOK® e metodologias como Agile para ajudá-los a definir, planejar e gerenciar projetos para conclusões bem-sucedidas. Existem muitas metodologias de gerenciamento de mudança que os profissionais podem usar para orientar suas atividades de gestão de mudança organizacional. A maioria dessas metodologias são variações do modelo de 8 passos de John Kotter. Nós utilizamos a metodologia EASE, uma abordagem prática de 4 passos que é baseada no modelo de Kotter, mas que foi simplificada e combinou algumas atividades para tornar mais fácil a implementação pelas organizações. Independentemente do modelo de mudança ou metodologia que você escolher, utilize-o para guiar o seu sucesso. Modelos fornecem a você e sua equipe uma linguagem comum de gestão da mudança. Eles definem o que você deve fazer, quando fazer, e são baseados nas melhores práticas. E eles podem aumentar a confiança do seu cliente na sua capacidade de implementar mudanças de forma eficaz.

Considerações Finais

A mudança organizacional não acontece por acaso. Deve ser cuidadosamente planejada e implementada para apoiar a força de trabalho enquanto eles aprendem e se adaptam a novos sistemas e práticas. Estas dicas são baseadas em uma década de implementações de sucesso de muitos tipos diferentes de sistemas. Minha esperança é que elas os orientem na medida em que você ajuda sua organização a tornar a sua visão de mudança uma realidade!

Autora: Dr. Karen McGraw - Presidente e principal consultora no Silver Bear Group, uma empresa de consultoria de performance localizada em Austin, Texas.

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews