Mas diante de tudo isso, você já se perguntou o que você realmente precisa? Eu já!

Aqui estão as minhas 5 ferramentas essenciais para gerentes de projeto, as que eu acredito que você não pode viver sem.

1- Relatórios de Lições Aprendidas

Tendo escrito um livro sobre gerenciamento de projetos centrados no cliente e trabalhado com os clientes para obter feedback para melhorar o desempenho futuro dos projetos, os relatórios de lições aprendidas são algo que eu valorizo ??muito. Você deveria valorizá-los também. Eles permitem que você veja o que aconteceu no projeto a partir de uma perspectiva imparcial (em grande parte) e lhe dá a chance de melhorar esses itens no futuro. Agende reuniões de lições aprendidas em seu projeto regularmente e redija os relatórios rapidamente antes que você esqueça o que foi discutido. Não se esqueça de implementar todas as alterações, caso contrário você não vai ver os benefícios de reunir as lições aprendidas.

2- Gráficos de Gantt

Eu sei que algumas pessoas vão dizer que você pode gerenciar projetos sem um gráfico de Gantt. Concordo… eu sei que você pode, e eu já fiz isso com sucesso no passado. Mas se você está gerenciando um projeto grande e complexo eu sinto que um gráfico de Gantt acrescenta algo que uma lista de tarefas padrão (ou qualquer outra forma de exibição de tarefas) não pode oferecer.

É a representação gráfica das tarefas ao longo do tempo que eu acho que faz a diferença. Eu sei que as licenças são caras e que você nem sempre pode imprimir o seu gráfico de Gantt ordenadamente (eu passei muitas horas juntando pedaços de papel para obter um gráfico completo para o mural – e a hora que você termina de fazer isso o gráfico já está desatualizado). Uma ferramenta como Seavus Project Viewer irá ajudá-lo a compartilhar o gráfico de Gantt com os outros, mesmo que eles não tenham o Microsoft Project. Eu descobri que quando as pessoas se acostumam a olhar para os gráficos de Gantt realmente descobrem que é bastante fácil interpretá-los.

3 – Software de Gerenciamento de Projetos

Não é necessário dizer que se você estiver usando um gráfico de Gantt você vai precisar de algum tipo de software de gerenciamento de projetos. Você não tem que usar o Microsoft Project, é claro, mas produzir o gráfico de Gantt à mão ou em um aplicativo de planilhas, vai ser quase impossível, além de difícil de manter, difícil de mudar e demorado. Portanto, obtenha uma ferramenta de gerenciamento de projetos para fazer o trabalho pesado para você.

Há um monte de opções por aí e sua empresa provavelmente já deve ter um que é perfeitamente adequado para o que você quer fazer. Apenas lembre-se de usá-lo!

4 – Processo de Gerenciamento de Mudanças

OK, talvez não seja realmente uma ferramenta da mesma forma que as outras são. Que tal “modelo de solicitação de gestão de mudança” como a ferramenta, e este, em seguida, alimenta o processo.

Sem gerenciamento de mudanças, o gráfico de Gantt estará desatualizado, e você não será capaz de implementar qualquer uma das lições que você aprendeu, e não será capaz de fazer alterações do modo como você trabalha para incorporar qualquer um dos valiosos feedbacks. Acertar no gerenciamento de mudanças significa que você será capaz de ir com o fluxo, se adaptar à forma como seu ambiente muda e oferecer algo que as pessoas realmente querem! Isso é essencial, não é?

5 – Declaração do escopo

Finalmente, não se esqueça de uma declaração do escopo bem trabalhada. Isto é essencial para iniciar seu projeto com o pé direito. Se for muito vaga, você não vai saber o que você está tentando fazer. Se for muito detalhada, você provavelmente vai descobrir que você nunca vai começar qualquer trabalho real, pois os stakeholders vão levar semanas e mais semanas para chegarem a um acordo e aprovar o documento.

Reúna sua equipe a uma sala (ou virtualmente) e certifique-se que todos concordam com o que precisa ser feito no projeto. Anote tudo, consiga a aprovação do documento e garanta que todos que precisam de uma cópia, tenham uma cópia. Deve ser um documento que você se refere frequentemente para verificar se você está no caminho certo para entregar tudo que é necessário.

Autora: Elizabeth Harrin