Se o projeto é complexo ou estrategicamente importante, isso mostra que eles confiam que você pode conduzir positivamente um trabalho desafiador. Ao iniciar qualquer novo projeto, há certas perguntas que você deve fazer. Elas irão ajudá-lo a iniciar o projeto da forma mais eficaz, e a entregá-lo de forma adequada, com o foco certo sobre os temas certos. Aqui estão seis perguntas a fazer ao iniciar o novo projeto.

1. Qual é o prazo?

Muitos patrocinadores do projeto já tem um prazo em mente. Talvez eles tenham prometido algo para um cliente, enquanto jogavam golfe. Ou talvez eles saibam dos planos de um concorrente e querem se certificar que sua empresa lance seu novo produto ao mesmo tempo. Seja qual for o cenário, é altamente provável que alguém, em algum lugar, já tem uma visão sobre quando o cronograma do projeto deve te dizer para concluir o trabalho.

Descobrir é o prazo lhe ajudará a planejar de forma eficaz e garantir a quantidade certa de recursos para entregar os resultados no tempo disponível. Isto é especialmente importante se houver um prazo fixo para atingir, pois você vai ter que lidar com isso com cuidado para se certificar de que ele pode ser alcançado com os membros da equipe de projeto, orçamento e outros recursos que você tem.

2. Qual é o orçamento?

Quanto você tem para gastar? Esta é uma pergunta muito importante, pois ajuda você a planejar seu projeto de forma eficaz e preparar o orçamento do projeto. Idealmente, o patrocinador do projeto deve deixá-lo planejar exatamente o que está no escopo e, em seguida, apresentar um orçamento, mas na realidade a maioria dos projetos já vem com um custeio prévio, o qual costuma formar o seu orçamento do projeto.

Além disso, verifique como você colocará suas mãos no dinheiro e que autoridade você tem para gastar. Isso pode lhe poupar muito tempo mais tarde, quando você precisar da aprovação das faturas ou criar ordens de compra para comprar equipamentos, serviços e outros recursos.

3. Como faço para obter recursos?

Como os membros da equipe do projeto vão ser alocados para a equipe? Seria ótimo se você pudesse escolher sua equipe de especialistas, mas o patrocinador do projeto ou gerentes funcionais envolvidos já podem ter ideias sobre quem deve ser incluído. Isso pode ser por causa da experiência do profissional ou porque o gerente funcional quer expô-lo a este tipo de projeto para que adquira experiência.

Saiba quando os recursos da equipe do projeto serão destinados ao projeto e quanto você pode influenciar este processo. Você pode ser capaz de ter influência sobre isso do que você pensa, então tenha em mente algumas pessoas que você gostaria de trazer para a equipe do projeto no caso de lhe pedirem a sua opinião.

4. Qual é a sua abordagem para a qualidade?

Pergunte aos seus patrocinadores do projeto o que eles pensam sobre a qualidade. Quais são as metas de qualidade para o projeto? Eles podem estar preparados para algumas partes do projeto ser entregues com níveis mais baixos de qualidade do que outras, especialmente se isso economiza tempo e não apresentar um risco muito grande para o projeto.

Você deve iniciar o projeto conhecendo o que é importante para o seu patrocinador do projeto e quais os elementos que absolutamente não poderão ser comprometidos. Isso ajudará você a definir prioridades para a equipe e garantir que você atenderá às expectativas do patrocinador para os entregáveis, quando o projeto chegar a seu final.

Lembre-se de escrever essas informações em seu plano de qualidade e compartilhá-lo com a sua equipe, para que eles saibam quais serão os parâmetros de medição, e que o patrocinador está esperando.

5. Quais são os níveis de tolerância?

Há quase sempre alguns níveis de tolerância em projetos. A tolerância é a quantidade que você pode entregar acima ou abaixo sem ter que pedir a aprovação do patrocinador. Por exemplo, se a tolerância do seu orçamento é de 2% você pode passar seu orçamento em 2% ou planejar entregar 2% abaixo e fazer isso sem precisar autorização especial de seu patrocinador.

Tolerâncias são normalmente aplicadas aos orçamentos, mas também poderia se aplicar ao seu cronograma do projeto. Seu patrocinador pode ficar satisfeito se você entregar o produto uma semana mais cedo, ou uma semana mais tarde – verifique isto com eles antes que seu projeto se afaste demais do ciclo de vida planejado.

6. Quem é o patrocinador?

Durante todo este artigo falamos sobre seu patrocinador do projeto, mas quem é esta pessoa? Às vezes, a pessoa toma a iniciativa de criar o projeto não é a pessoa que vai estar envolvida em todo o ciclo de vida do projeto como o patrocinador. Vale a pena verificar quem é que vai patrocinar o projeto, pois você pode descobrir que ninguém ainda foi alocado. Esta pode ser uma situação difícil de estar, porque um projeto sem  patrocinador carecerá de direção e clareza, e terá atrasos quando decisões importantes não puderem ser feitas em tempo hábil.

Descubra quem é que vai ser o patrocinador do seu projeto, então você pode preparar uma reunião com eles para discutir alguns dos pontos que aqui foram mencionados, e qualquer outra coisa que você quer que fique claro antes que o projeto realmente comece.

O início de um projeto é um grande momento, e você tem muito escopo para fazer as coisas bem feitas e iniciar o projeto de maneira sólida e muito profissional. Mas vale a pena fazer essas perguntas básicas antes de você chegar muito longe nos detalhes. E fazer as perguntas certas mostra ao seu gerente e patrocinador que você está preparado para assumir este novo desafio com uma atitude positiva e inquisitiva.

Autor: Jason Westland