No artigo anterior, tivemos uma breve definição sobre o que é um projeto através de alguns pontos de vista e também abordamos os conceitos da metodologia de gerenciamento de projetos PRINCE2 - PRojects IN Controlled Environments.

Estabelecidas estas bases e conhecendo os princípios que regem o PRINCE2, neste artigo abordaremos os benefícios, características e aspectos de desempenho de um projeto gerenciado através desta metodologia.

Os benefícios da aplicação do PRINCE2

Benefício 1 

O PRINCE2 vem sendo utilizado há mais de 30 anos em milhares de projetos e o próprio método continua aprendendo a partir deles, ou seja, todo o feedback obtido por meio das sugestões e aprendizado da combinação com outras técnicas e debates ajudou o PRINCE2 a se tornar uma melhor prática.  

Benefício 2

O PRINCE2 pode ser aplicado a qualquer tipo de projeto, o que significa que ele pode ser aplicado a projetos pequenos como preparar uma reunião, ou em projetos enormes como a execução de uma eleição, a organização de uma conferência, a construção de uma ponte ou de um projeto de tecnologia da informação.

Benefício 3

O PRINCE2 oferece uma estrutura de papeis e prestação de contas (também referida como “Papeis e Responsabilidades”). Todas as pessoas da Equipe do Projeto devem saber o que se espera delas. Isto é ainda mais importante para o Gerente de Projeto, pois ele tem o dever de verificar que as tarefas sejam concluídas conforme acordadas.

Benefício 4

O PRINCE2 é focado em produtos, o que significa que o produto é bem definido no início do projeto e dado a conhecer a todos os interessados. Como resultado, todos tem a mesma ideia em cima de que estão trabalhando e do produto final esperado.

Benefício 5

O PRINCE2 usa o Gerenciamento por Exceção, o que permite que o Gerente do Projeto possa lidar com certos issues do projeto. Todavia, quando um issue vai além da tolerância estabelecida, torna-se uma exceção, devendo ser escalado para o nível de gerenciamento superior ao da ocorrência com o issue. Pode-se dizer que o Gerenciamento por Exceção permite que o nível de gerenciamento superior gerencie o nível inferior.

Benefício 6

O PRINCE2 continua a avaliar a viabilidade do projeto a partir do ponto de vista do Business Case e isso acontece em todo o ciclo de vida do projeto. Se, por exemplo, o retorno sobre o investimento esperado (ROI) não é mais possível de se obter em qualquer ponto do projeto, este então deverá ser interrompido.

As características de um projeto PRINCE2

Cada projeto possui características próprias e que não se repetem e nisso diferem do “business as usual” ou de um processo repetitivo da organização. Nos projetos PRINCE2 são observadas 5 características:

1 - Mudança: Os projetos são formas de se introduzirem mudanças, visando benefícios ou retorno para os envolvidos ou “Patrocinadores.”

2 - Temporariedade: Sempre deve haver início e término definidos para um projeto, e este deve terminar tão logo os produtos requeridos sejam criados. Já a manutenção contínua de um produto ocorre depois do projeto e não é considerada parte do mesmo.

3 - Interfuncionalidade: Um projeto envolve pessoas de diferentes departamentos ou áreas da empresa e profissionais experientes que trabalham em conjunto durante o seu desenvolvimento.

4 - Exclusividade: Cada projeto é único ou exclusivo, pois há sempre algo que o diferencia dos demais.

5 - Incerteza: Como as partes interessadas de um projeto são únicas (Patrocinadores), isso é um fator que pode trazer incertezas ao projeto, tendo em vista que as opiniões podem divergir e refletir em vários aspectos como o prazo, o custo, o risco etc.

Os aspectos de desempenho

Um projeto PRINCE2 possui seis aspectos de desempenho, podendo se dizer que estas são as metas de desempenho do projeto a serem monitoradas e gerenciadas durante a sua execução (BCE PQR):

1 - Benefícios

2 - Custo

3 - Escopo

4 - Prazo

5 - Qualidade

6 - Risco

Para cada aspecto ou meta de desempenho, devemos aplicar os seguintes questionamentos:

1 - Benefícios = \"Por que estamos fazendo este projeto e quais são seus benefícios?\" Os benefícios sevem ser conhecidos, claros, mensuráveis e precisam ser entregues.

2 - Custo = Projetos devem gerar retorno sobre o investimento. As perguntas a fazer são: \"Os custos estão sendo controlados?\" \"Estamos dentro do orçamento?\"

3 - Escopo = \"O escopo está bem definido e claro para todos os interessados?\" O Gerente de Projeto deve tomar cuidado para evitar aumento de escopo, que é permitir que novas exigências sejam adicionadas durante o projeto.

4 - Prazo = A pergunta a fazer para o prazo é \"Quando o projeto terminará?\"

5 - Qualidade = \"O produto será útil ao final do projeto?\" (Em outras palavras, adequado ao propósito). \"Os produtos passaram em seus controles de qualidade?\"

6 - Risco = Todos os projetos são exclusivos e, portanto, têm risco. \"Quanto risco pode ser assumido e como este pode ser gerenciado?\" Por exemplo, num projeto relacionado à construção de uma casa, o que acontecerá se um dos subcontratados não aparecer?

Na terceira parte desta série de artigos, falaremos sobre os temas e a importância que possuem em um projeto PRINCE2.

Até lá.

Autor: Alexandre Abdala – PRINCE2 Practitioner | Administrador de Empresas com 17 anos de experiência na área Financeira, Controladoria e Tecnologia da Informação em empresas de pequeno, médio e grande porte nacional e multinacional nos segmentos da Construção Civil, Tecnologia da Informação, Comércio Exterior, Indústria, Serviços e Varejo.

Referências: Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2 – OGC / Manual de Treinamento da Management Plaza Brasil.