O contexto:

O Guia PMBOK está estruturado em áreas de conhecimento, muito embora discuta diversos conceitos de gestão de projetos. Ao detalhar a operacionalização desses conceitos, a descrição que o Guia provê é baseada nas áreas de conhecimento. Continuando a série de artigos sobre as áreas de conhecimento da gestão de projetos, a seção Aprendendo Com a Prática do mês discute detalhes da área de integração.

A questão:

Como utilizar a área de gestão da integração para coordenar as ações de planejamento, execução e controle do projeto?

O objetivo:

Compartilhar conceitos e experiências sobre a gestão de integração do projeto, discutindo seu caráter específico de coordenação das demais áreas de conhecimento do Guia PMBOK, tanto no planejamento quanto no monitoramento e controle do projeto.

O que a prática ensina:

1 - Caráter integrador da gestão da mudança: Mudanças são inevitáveis e, embora exista intenso enfoque em planejamento em função do caráter único de todo projeto, a experiência e o conhecimento da equipe estão baseados em projetos passados ou na literatura, ou seja, a mudança é inevitável. Vale observar que todas as mudanças que possam surgir devem seguir um processo para aprovação no qual conste um estudo de viabilidade técnica e de custos que justifique sua realização ou rejeição. Uma vez que, seguindo o Guia PMBOK, o planejamento deve ter sido realizado com a máxima técnica e atenção, o objetivo da gestão de mudanças é diminuir o impacto delas sobre o planejamento inicial, evitando uma incidência negativa no projeto ou no negócio. Mesmo as mudanças mais críticas que reflitam um planejamento inicial muito falho devem ser gerenciadas para não prejudicar os objetivos de escopo, tempo, custo e qualidade.

2 - Caráter da integração no planejamento do projeto: Durante o planejamento, a integração é literalmente a confecção de um plano integrado. Esse plano integrado alimenta-se do cronograma, que já é por si só uma integração de diversos elementos do projeto, pois alimenta-se do orçamento que abrange os elementos do cronograma, embora não os explicite, e por isso demanda sua complementação, incorporando elementos de risco e planejamento financeiro da empresa; alimenta-se na análise de riscos, a qual integra também elementos das várias áreas sob um ponto de vista diferente, vinculado às possíveis ameaças e oportunidades relacionadas. O plano de comunicações identifica meios, formato e periodicidade das comunicações em geral, algo fundamental para a manutenção do objetivo e importância do projeto junto às partes interessadas, o que também está consolidado no plano de projetos.

3 - Caráter da integração na execução do projeto: No momento da execução, a integração é muito complexa, pois, além de coordenar a execução do planejado, a ocorrência de alterações nas mais diversas áreas pode chegar a um volume altíssimo de demandas que o gerente deve lidar e muitas vezes não há como adiar decisões, chamar os envolvidos para uma reunião conjunta, informar todos os stakeholders sobre algum aspecto a considerar, etc. Portanto, o gerente precisa ter incorporado todos os elementos de escopo, custo, prazo, qualidade, riscos, necessidades e desejos de stakeholders mais críticos, entre outros, para tomar decisões que estejam automaticamente alinhadas e integradas ao conjunto dos planos desenvolvidos. Isto é complexo.

4 - Caráter da integração no monitoramento e controle do projeto: Nos processos de monitoramento e controle, a integração é garantida por dois processos complementares: um consolidando indicadores e informações para a tomada de decisão e, outro, garantindo que todas as áreas de conhecimento e todos os stakeholders envolvidos sejam contemplados e comunicados quanto às mudanças quando estas ocorram no planejamento. A relação entre dado, informação e indicador é fundamental. Dado é o que surge quando o gerente acompanha a execução do projeto. A informação surge quando os dados são compilados e comparados com o plano de projetos. O indicador é o resultado do cálculo de índices pensados no planejamento como necessários para o controle do projeto. O processo de gestão da mudança no projeto é um esforço de coordenação, consenso e coesão do time de projeto e principais stakeholders quando os dados, informações e indicadores demonstram a necessidade de realizar mudanças de maior impacto.

Enfim

A área de integração é a primeira a ser apresentada no Guia PMBOK, porém seu entendimento e compreensão de como deve ser aplicada são apenas conseguidos após entender as demais áreas do Guia. Isto porque a integração de fato é responsável por coordenar o trabalho do projeto em todas as suas fases, no ciclo de vida do projeto, em todos os grupos de processo e assim por diante. Para concluir, é importante registrar que a área de integração é a responsabilidade principal do gerente ao longo de um projeto.

Autor: Sanderson C. M. Barbalho, PhD, PMP

Artigo publicado na e-NEWS de Agosto de 2014 do PMI Capítulo São Paulo, Brasil