Reuniões de feedback costumam dar calafrios em profissionais de todas as idades e níveis hierárquicos. E não só no caso do avaliado: quem precisa fazer comentários sobre o desempenho do outro também está sob pressão.

“Enquanto o executivo que recebe o feedback pode ter medo de ser humilhado, aquele que está falando teme que o outro se ofenda com os seus comentários e deixe de gostar dele”, explica o psicoterapeuta Luiz Fernando Garcia, CEO da Cogni-MGR.

Sob a influência de medos inconscientes, as duas partes tendem a entrar num modo defensivo - o que, além de gerar desgaste emocional, pode ameaçar a eficácia do processo.

Tomar certos cuidados antes, durante e depois da reunião pode evitar que a tensão coloque tudo a perder. Conheça 8 regras universais que garantem o sucesso da conversa em qualquer contexto hierárquico:

1. Comece sempre pelo que há de bom 

O início da reunião deve ser leve e se concentrar sobre os pontos positivos da outra pessoa. Mas não pode ser falso. “Você precisa pensar em qualidades que realmente enxerga nela, algo que você sinta de verdade”. Elogios sinceros ajudam a diminuir as defesas do outro e a dissolvem parte da tensão da conversa.

2. Jamais seja genérico 

Tanto comentários positivos quanto negativos precisam ser palpáveis. Segundo Garcia, o outro precisa construir uma imagem concreta daquilo que está sendo dito. Não adianta dizer, por exemplo, que você está insatisfeito com os atrasos da outra pessoa. É melhor trazer exemplos, citando datas e horários específicos em que ela cometeu os deslizes. O objetivo, aqui, é legitimar a sua crítica e trazer a discussão para um plano objetivo.

3. Crie um ambiente estratégico 

Feedbacks não podem ser dados em qualquer lugar. A conversa jamais pode acontecer na frente da equipe, por exemplo, o que só serve para aumentar a preocupação do outro com a possibilidade de humilhação. “O ideal é que a outra pessoa decida onde se sente mais à vontade para conversar”, diz Garcia.

4. Estabeleça regras para a conversa 

Para que a conversa não se reduza a um jogo de acusações e defesas, uma tática aconselhável é pedir que, enquanto você fala, o outro apenas escute. De acordo com Garcia, isso ajuda a conter explosões emocionais. “Você pode convidar a pessoa a anotar suas observações num papel se quiser, mas pedir que ela ouça os seus comentários como um ‘copo vazio’”, diz ele.

5. Evite o tom acusatório 

Em vez de lançar frases como “você é” ou “você fez”, é melhor usar sentenças que comecem com “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”, por exemplo. Atribuir os seus comentários a uma percepção pessoal traz a “culpa” daquela crítica para você. Segundo Garcia, esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.

6. Escute também 

Depois de comunicar a sua avaliação, chega a hora de se calar e ouvir as respostas do outro. Aqui também vale a regra citada no item 4: baixar as defesas, anotar comentários numa folha de papel e permanecer até o fim sem retrucar.

7. Conclua de forma rápida

O fim da conversa deve ser uma breve recapitulação do que foi discutido, sem delongas. “Vocês não devem continuar discutindo indefinidamente”, diz Garcia. “É melhor concluir logo e deixar um ‘vazio’ no outro, para que ele continue pensando sobre o assunto depois, sozinho”. Ele compara a situação a uma sessão de psicanálise: o paciente só reflete sobre o que foi dito depois que deixa o divã e já está em casa.

8. Dê reforço positivo

A conversa produziu alterações visíveis na conduta da outra pessoa? Não deixe de dizer a ela que você percebeu. Porém, para não beirar o artificialismo, é importante não exagerar na dose. “Falar duas ou três vezes que você notou aquela mudança de comportamento é o suficiente para consolidá-la”, diz o psicoterapeuta.

Autora: Claudia Gasparini

Artigo publicado originalmente no site Exame.com