As dificuldades na gestão de mudanças

Realizar uma boa gestão de mudanças em projetos parece uma tarefa relativamente simples, mas a prática tem demonstrado que não é bem assim. Identificar uma alteração (real ou potencial) no projeto, analisar seus impactos, levar aos tomadores de decisão corretos e comunicar a sua aprovação ou não às partes interessadas não é tão fácil quanto parece. Alguns projetos têm passado por sérios problemas por falhas na gestão de mudanças, que podem inclusive comprometer seriamente o resultado final do empreendimento. Costumamos dizer que uma das poucas certezas que um projeto tem em seu início é que ele terá mudanças. Você está preparado para lidar com elas?

Os efeitos de uma gestão de mudanças mal feita

A comunidade de engenharia e construção, em geral, foi assombrada nas últimas semanas com a notícia de que os construtores de um alto edifício na Espanha haviam “esquecido” dos elevadores. O edifício, que deveria ser um símbolo da retomada da economia espanhola, acabou virando fonte de problemas para as autoridades locais. Um resumo da história pode ser encontrado aqui . Mas como a equipe de um projeto como esse pode se esquecer de um item tão óbvio? Quem se esquece dos elevadores em um projeto de um edifício?

Ao que tudo indica, o edifício havia sido projetado para ter 20 pavimentos, mas foi alterado para 47 pavimentos, simplesmente copiando a planta do pavimento-tipo (os pisos de apartamentos, que são todos iguais) mais 27 vezes. No projeto, é claro que havia espaço para o fosso dos elevadores, mas com o aumento na altura e na quantidade de pessoas que teriam que ser transportadas, os novos equipamentos teriam que ser maiores, e simplesmente não caberiam no espaço destinado a eles. Além disso, os elevadores precisariam contar com motores maiores, que também não caberiam no espaço deixado na cobertura. O que podemos concluir, de longe, com esse exemplo? Que o projeto teve uma falha grave na gestão de mudanças. Ao se tomar uma decisão estratégica de aumentar o edifício, os responsáveis pensaram que seria fácil repetir a planta de apartamentos mais vezes, e pronto! Mas esqueceram de investigar todos os impactos que essa mudança poderia causar.

Como trabalhar melhor a gestão de mudanças

Pelo Guia PMBOK©, mudanças podem vir de diversas áreas de um projeto, e podem refletir uma necessidade identificada, uma melhoria, uma maneira de ajustar o desempenho do projeto, entre outros fatores. As solicitações de mudanças devem então ser analisadas, e os impactos e benefícios identificados. Um comitê de controle de mudanças analisa as informações e decide então pela aprovação ou não da mudança. Após a decisão, todas as partes interessadas que têm alguma relação com aquela solicitação de mudança devem ser informadas. Como já citei, o processo parece simples, e mesmo assim muitos projetos enfrentam dificuldades. Os pontos mais falhos normalmente são:

• Indefinição a respeito do que efetivamente é uma mudança no projeto;
• Falha na identificação de mudanças;
• Falha na avaliação dos impactos da mudança;
• Falha na comunicação da aprovação ou não da mudança.

É tarefa da equipe do projeto definir – e documentar – os critérios para que uma mudança seja identificada e tratada como tal no projeto. Pequenas alterações sem impactos no produto final e sem consequências nas diversas disciplinas do projeto podem ser realizadas com certa liberdade, dependendo do tipo e da natureza do projeto. Já alterações no escopo, nas funcionalidades ou em definições usadas como base para o projeto precisam ser tratadas dentro do processo, e avaliada pelas alçadas também definidas no Plano de Gerenciamento do Projeto. Cabe à equipe definir os parâmetros, os limites e as alçadas de decisão para cada caso. Outro ponto importante é a identificação de mudanças (reais e potenciais) no projeto. Muitas vezes diversas alterações são feitas sem que a equipe se dê conta de que o escopo está sendo modificado. Isso pode alterar significativamente o produto final, causar problemas de desempenho no futuro, incompatibilidade com outras áreas/disciplinas e insatisfação do cliente. A equipe deve ser rigorosa no controle do projeto para garantir que todas as mudanças passem pelo processo estabelecido antes de serem implantadas. A terceira falha comum na gestão de mudanças retrata o que vimos no exemplo do edifício: uma avaliação de impactos da mudança incompleta ou superficial. Para evitar esse tipo de problema, garanta que todas as solicitações de mudanças serão avaliadas rigorosamente pelos profissionais responsáveis pelas disciplinas que serão ou podem ser afetadas pela alteração proposta. A mudança pode representar um impacto mínimo em uma disciplina, mas significativa em outra(s). No caso do nosso exemplo, uma mudança no projeto arquitetônico tem impacto em outras disciplinas (projeto estrutural, instalações, equipamentos), no orçamento, no cronograma, na documentação da obra, material comercial, entre outros. Um aspecto adicional que pode prejudicar também a falha na avaliação dos impactos é a pressão demasiada para que a mudança seja feita. Isso pode vir do cliente, da alta direção, ou de alguém que esteja em uma posição hierárquica superior ao gerente do projeto. Ao forçar a aprovação de uma mudança com grande impacto, a chance de obtermos resultados desastrosos aumenta consideravelmente! E por último, após a análise de uma mudança, seja ela aprovada ou não, não deixe de comunicar aos principais interessados o resultado do comitê. Se uma mudança for aprovada, garanta que os responsáveis pelas diversas disciplinas serão comunicados propriamente, evitando que venham a saber da mudança tardiamente – ou apenas quando um problema grave ocorrer. Portanto, para o sucesso do seu projeto, defina e documente os critérios para tratamento das mudanças, seja rigoroso na identificação e análise das alterações, e estabeleça bons canais de comunicação com todas as partes interessadas. Assim, você evita problemas, prejuízos e, como no caso que discutimos, publicidade indesejada!

Autor: André Augusto Choma

Artigo publicado originalmente no site http://blog.mundopm.com.br/