Existem inúmeros conselhos para ajudar a tornar uma reunião mais eficiente e produtiva. E embora seja verdade que liderar conversas planejadas e específicas é crucial para o desempenho da empresa, reuniões não servem apenas para a apresentação de resultados. Existe uma outra consequência que deve receber uma atenção maior dos líderes: proporcionar uma experiência de qualidade para cada participante.

O que é uma experiência de qualidade em uma reunião? Eu acredito que ela ocorre quando os funcionários deixam a reunião sentindo-se mais integrados, valorizados e satisfeitos. Claro que você deve continuar a se preocupar em alcançar os resultados, mas reuniões atenciosas e produtivas não precisam ser coisas excludentes.

Eu trabalhei junto a gerentes e líderes de projetos para criar esse tipo de experiência. Começamos pedindo para as pessoas pensarem na melhor experiência em equipe que já tiveram, e também para responderem a duas perguntas: Como é um grupo eficiente, na sua opinião? O que significa ser eficiente dentro de um grupo?

A segunda pergunta normalmente provoca as seguintes respostas:

• “Nunca deixei de mencionar algo importante. Quando eu falava, sentia que estava sendo ouvido e que o que estava dizendo tinha importância.”

• “Parecia que eu realmente fazia parte do grupo. Todos estavam verdadeiramente interessados uns nos outros e no que estava acontecendo na vida de cada um.”

• “Sabia que estava dando minha contribuição tanto para a reunião como para os acontecimentos fora dela.”

Em outras palavras, cada reunião de equipe se somou à experiência de ser um elemento produtivo e valorizado do grupo.

A seguir estão algumas das coisas que vi líderes fazerem para criar uma experiência de qualidade:

Esforçar-se para estar presente. Dedique um tempo adequado para se preparar para a reunião; assim, vocês estará disponível e atento antes e durante a reunião. Se você estiver atrasado por causa de uma outra reunião, ou ainda estiver pensando sobre como conduzir esta reunião, você estará distraído e não estará totalmente disponível para quem quiser interagir.

Estar preparado lhe dá a chance de não precisar se preocupar com a condução da reunião e, assim, você pode passar mais tempo “lendo o ambiente” — reparando como as pessoas estão quando entram na sala e ao longo de toda a reunião.

Demonstre empatia. As pessoas associam atenção a zelo — sua atenção é importante. Preste atenção, escute, faça perguntas fundamentadas e evite se distrair ou fazer outras coisas durante aquele momento. A empatia é uma qualidade que pode ser aprendida, que pode ser posta em prática por meio de ações simples como deixar de lado seu telefone e seu computador por duas ou três horas toda semana e escutar, verdadeiramente, o que estão lhe dizendo. As reuniões podem ser o primeiro lugar para aperfeiçoar essa qualidade.

Organize e gerencie a conversa. Organize e gerencie a conversa. Peça a permissão de todos para, deliberadamente, gerenciar a conversa. É importante estabelecer algumas diretrizes para evitar distrações. Peça a todos para:

• evitar o uso de aparelhos tecnológicos, a não ser que tenham alguma relação com o assunto.

• evitar qualquer comportamento — verbal ou não-verbal — que possa tirar a atenção das pessoas.

• ouvirem e respeitarem as pessoas quando elas estiverem falando.

• pedir para que os outros participem, caso suas opiniões precisem ser ouvidas.

Dê tempo suficiente para a discussão de cada ponto, conseguindo, assim, uma ampla participação. Isso significa ter menos assuntos na sua pauta e mais tempo destinado para cada um dos tópicos. Estabeleça como meta reduzir em 20% os tópicos em pauta e acrescentar 20% a mais de tempo para cada assunto.

Diminua o ritmo da conversa para que todos possam participar. Eu gosto da ideia de estabelecer um rodízio para que todos possam falar, assim você tem uma noção de quem falou e de quem não se manifestou e se a conversa está sendo controlada ou monopolizada por uma ou mais pessoas. Isso não precisa ser uma regra, mas você pode transformá-la em um estilo inclusivo de conversa, aumentando a chance das pessoas notarem quem ainda não se manifestou.

Para implementar essa prática, chame o nome das pessoas gentilmente e estrategicamente. Aqui, gentilmente significa de uma maneira que faça com que as pessoas sintam que estão sendo convidadas para participar — não uma forma de controlar a participação de cada um. E estrategicamente quer dizer que você irá pensar com calma, durante sua preparação para a reunião, em quem precisa participar de cada tópico que será discutido durante a reunião. Faça as seguintes perguntas para você mesmo:

• Quem seria a melhor opção para iniciar as conversas?

• Que será afetado pelos resultados e, por isso, precisa apresentar suas opiniões?

• Quem tem mais chances de ter uma opinião diferente?

• Quem são os mais experientes e que podem perceber se estamos cometendo um erro ou nos esquecendo de alguma coisa?

Em momentos específicos, dirija-se às pessoas. Comece toda reunião perguntando: “antes de começarmos, alguém gostaria de dizer ou perguntar alguma coisa?” Pergunte de propósito e com um tom que demonstre que aquilo é importante para você. E então espere. Uma pausa transmite a ideia de que você não está preocupado em estar em outro lugar que não aquele, e naquele momento — mostra que a conversa é importante. Não estrague suas pausas fazendo comentários sobre a falta de respostas ou a demora das pessoas em se manifestar. As pessoas normalmente precisam de tempo para pensar, achar alguma coisa para dizer, e encontrar a melhor maneira para fazer isso. Apenas espere.

Quando as pessoas perceberem que você está propenso a esperar, elas ficarão mais atentas, e quando tiverem uma pergunta não vão se preocupar se aquilo vai atrasar a reunião.

Reuniões de qualidade e com ampla participação oferecem às pessoas a chance de se conhecerem de uma maneira que leva à amizade e à colaboração. Estar com outras pessoas que estão atentas e que se preocupam, nos ajuda a sentir que estamos todos juntos nisso. Desenvolver uma experiência de qualidade durante suas reuniões leva tempo, mas vale a pena.

Autor: Paul Axtell, para Harvard Business Review, maio de 2017.

Imagem: Divulgação.