A menos que você esteja gerenciando um projeto com risco zero (improvável), antes que você se comprometa com o orçamento ou o cronograma, você precisará fazer alguns planos de contingência.

Como você sabe qual é a quantidade certa de contingência em um projeto? A resposta é: você não sabe.

Se você já trabalhou com o cliente, equipe e tecnologia previamente, você poderá usar sua experiência anterior para lhe dar uma boa ideia dos custos e do nível de contingência que você irá precisar.

Se for um novo projeto, para um novo cliente, ou você estiver usando uma nova tecnologia, ou até mesmo trabalhando com uma nova equipe ou fornecedores externos, então o projeto tem um maior fator de risco e qualquer cálculo ou conhecimento adquirido previamente não poderão ser aplicados sem ajustes.

Muitos Gerentes de Projetos começam adicionando uma cobertura de contingência de, por exemplo, 20% aos custos e tempo de qualquer projeto. No entanto, é difícil articular o conceito e o custo da contingência para os stakeholders usando esta abordagem.

Você pode fazer uma estimativa mais bem calculada quanto à quantidade de contingência necessária, aplicando um pouco de inteligência logo no início. A contingência é ligada ao risco, por isso um bom método a ser usado é a Análise de Risco.

Alguns riscos a se evitar, adicionando contingência em um projeto, podem incluir:

1 - O escopo que começa a mudar conforme mais se sabe sobre o projeto;

2 - As estimativas iniciais do trabalho podem ter sido imprecisas;

3 - Você está trabalhando com tecnologias desconhecidas;

4 - Você está trabalhando com dependências de terceiros.

Há, naturalmente, outras maneiras de mitigar riscos, além de adicionar custos / contingências ao projeto, mas isto é assunto para outro artigo.

Uma simples maneira de calcular a contingência, seria multiplicar a probabilidade (%) pelo custo do impacto de um risco. Por exemplo, uma probabilidade de 30%, multiplicado por um custo de impacto de R$ 10 mil, iria resultar numa contingência de R$ 3 mil.

Dessa forma, você estará muito mais capaz de mostrar aos stakeholders do projeto a contingência recomendada para lider com os quaisquer riscos (muito melhor do que uma porcentagem genérica). Eles poderão tomar uma decisão mais informada com base em seu apetite por riscos, em relação a incluir alguma contingência contingência, ou eles podem decidir aceitar o risco e entender que o projeto pode custar mais.

Muitos Gerentes de Projetos gostam de incluir um segundo montante de contingência, voltado a riscos que não foram identificados no início do projeto e poderão surgir. Quanto maior e mais complexo o projeto for, mais susceptível você estará de encontrar riscos posteriormente.

Não existe nenhuma medida infalível ou fórmula mágica para ajudá-lo a estabelecer o “quanto de contingência é necessária”. Conforme você adquire experiência, mais precisos serão os seus palpites.

A coisa mais importante que você pode fazer é tornar a contingência visível e obter aprovação de seu patrocinador.

Se seu nível de contingência for aprovado, você deve mantê-lo como um orçamento separado de seu projeto principal, e ter o objetivo de não usá-lo para que se torne um resultado adicional do projeto.

Autora: Wendy Isaacs, Líder de Gerenciamento de Projetos na True Clarity

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews