Ironicamente, o microgerenciamento geralmente produz menos precisão, porque os membros da equipe se tornam condicionados a desconfiar de seu próprio julgamento e esperam por alguém para tomar decisões. Aqui estão algumas maneiras de afrouxar as rédeas e gerenciar projetos de forma mais eficaz.

Comunique o quadro geral

Os membros da equipe trabalham com confiança e precisão quando eles entendem o contexto. Saber o que fazer é muito mais fácil quando alguém tem uma ideia do propósito e objetivo do projeto. Sem essa compreensão, as decisões táticas e do dia-a-dia forçam os membros da equipe a correr o risco de parecer tolos por fazer um número excessivo de perguntas, ou a tomar iniciativas e decisões com base em sua própria experiência e julgamento, o que pode ou não ser consistente com a estratégia do projeto.

Ligue os pontos

Um início de projeto eficaz comunica o quadro geral para todos os participantes, mas igualmente importante é explicar como o trabalho de cada membro da equipe contribui para o sucesso do projeto e afeta a capacidade de outros membros da equipe na realização correta de suas tarefas. Além do benefício moral óbvio, ligar os pontos fornece mais contexto à equipe – contexto que lhes permite saber o que fazer e como fazê-lo.

Para melhorar a comunicação entre os membros de sua equipe e fornecer uma explicação detalhada de cada uma das atividades do projeto, apresentada em uma Estrutura Analítica do Projeto visual, uma boa prática que está se tornando cada vez mais comum é usar um software de mapeamento mental.

Micro-Foco

Grandes gerentes estão sempre procurando maneiras de ser ainda melhores. Eles fazem aos membros da equipe perguntas como:

- Você tem tudo que você precisa de mim para fazer seu trabalho?

- Você tem dúvidas sobre qualquer aspecto do projeto?

- Estou sendo muito detalhista? Os detalhes são insuficientes?

- Aonde você está travado? O que não está indo bem?

A interação construída em torno dessas questões coloca o foco em seu lugar – nos gargalos e outras ineficiências. O microgerenciamento ataca todos os detalhes de forma indiscriminada, o que desperdiça tempo e energia. O microgerenciamento focado ignora 80% do que está funcionando corretamente, a fim de liberar tempo para se concentrar totalmente nos 20% que precisam de algum ajuste ou uma revisão completa.  

Verificações Pontuais

Embora solicitar informações conforme descrito no item anterior seja muito útil, confiar apenas nos dados recebidos do membro da equipe para gerenciar um projeto é arriscado, porque ele pode não estar ciente de erros que está cometendo ou quando está saindo dos trilhos. Por estas razões, uma verificação pontual sistemática, baseada no senso do gerente do projeto de onde possíveis problemas tendem a surgir, é uma excelente alternativa para gerenciar cada problema potencial.

Escolha suas batalhas

Nem todos os elementos do projeto precisam ser executados com perfeição para um projeto de sucesso. Se assim fosse, nenhum projeto nunca teria sucesso: por se tratar de pessoas, os erros são inevitáveis. O verdadeiro desafio para os gerentes de projeto é discernir quais problemas precisam ser consertados e quais não. Fazer isso de forma eficaz requer experiência, discernimento, bom senso e observação.

O último ponto, a observação, merece mais elaboração. Microgerenciadores muitas vezes possuem uma necessidade quase compulsiva de consertar as coisas imediatamente. Mas, muitas vezes, um caminho mais sábio é deixar as coisas seguirem um pouco. Uma pessoa pode não executar uma tarefa da forma o gerente de projeto gostaria, mais talvez esta outra forma também funcione. Talvez funcione até melhor! A melhoria contínua dos processos exige um grau de experimentação; caso contrário, os processos tornam-se rígidos e incapazes de se adaptar às mudanças ambientais que são inevitáveis ??em qualquer negócio.

Em resumo, para evitar as armadilhas do microgerenciamento: Seja flexível, focado, curioso e paciente. Essa é uma lista bastante longa, mas adicionar essas ferramentas ao seu conjunto de habilidades irá produzir melhores resultados e equipes mais fortes e adaptáveis.

Autor: Joel Roberts

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews