Em um artigo recente, eu discuti a nossa jornada para o inevitável Gerenciamento de Projetos 2.0. Nesse artigo, eu defini GP 2.0 como GP 1.0 + colaboração distribuída. É imperativo que nós entendamos a necessidade desta colaboração distribuída. Nossos projetos estão se tornando maiores e mais complexos, e por isso os riscos são muito maiores. Atualmente há mais pessoas envolvidas nos projetos direta ou indiretamente, e isso inclui comitês de governança maiores, bem como maiores equipes de projetos e programas. A tomada de decisão já não está nas mãos de apenas uma pessoa. Se você quiser todas essas pessoas trabalhando em conjunto e tomando decisões informadas, em vez de decisões instintivas, então todos eles precisam das informações corretas.

Colaboração distribuída é conduzida por comunicações abertas, em que todos recebem a informação certa na hora certa, usando a mídia certa, e de uma forma rentável. Enormes relatórios escritos, muitos dos quais nunca são lidos, não satisfazem os requisitos de comunicação para colaboração distribuída. A solução é a comunicação sem papel, se possível, usando as métricas e KPIs exibidas em painéis. Passo a maior parte do meu tempo viajando pelo mundo ensinando capítulos do PMI e empresas sobre a necessidade de desenvolvimento de métricas significativas e KPIs e exibi-las corretamente em painéis. O cenário do gerenciamento de projetos está mudando. À medida que nossos projetos se tornam mais desafiadores, é impossível determinar o status ou a saúde de um projeto somente com o tempo e o custo. No entanto, foi o que tentamos fazer por mais de cinco décadas. Agora estamos começando a reconhecer a necessidade de métricas e KPIs adicionais.

O quadro 1 identifica várias das diferenças entre GP 1.0 e GP 2.0. Muitas dessas diferenças exigem um aumento da necessidade de mais métricas e são discutidas abaixo:

Quadro 1: Diferenças entre GP 1.0 e GP 2.0

Tipos de Projetos

Projetos operacionais, que são baseados em práticas de gerenciamento de projetos tradicionais, foram historicamente medidos apenas em termos de tempo e custo, e às vezes escopo. Projetos que são de natureza estratégica devem estar alinhados com os objetivos de negócios corporativos, e necessitam de métricas capazes de medir o valor contínuo do negócio, imagem, reputação, retorno sobre o investimento, penetração de mercado, novos clientes e clientes perdidos e satisfação do cliente. Os gerentes de projeto devem agora acompanhar as métricas de negócio, bem como as métricas orientadas a projetos. Isto será novidade para muitos gerentes de projeto.

Número de Restrições

Nós tradicionalmente focamos em três restrições: tempo, custo e escopo. No entanto, a natureza de nossos projetos mudou, e agora temos restrições concorrentes que podem incluir temas como o valor dos negócios, reputação, imagem, segurança, qualidade, e valor estético. Cada uma das restrições deve ser monitorada e isso implica estabelecer métricas e KPIs para cada uma. Simplificando, você não pode gerenciar o que você não pode medir. Estamos apenas começando a entender as novas técnicas de medição, que são uma necessidade.

Definição de Sucesso

Mesmo que as restrições em um projeto possam ser priorizadas, a definição de sucesso pode muito bem ser a conclusão do projeto dentro de todas as restrições. Portanto, as métricas de monitoramento e KPIs devem ser atribuídas a todas as restrições, a fim de definir o sucesso. Isso pode nos forçar a reconsiderar como definimos o sucesso, porque pode não ser possível gerenciar o projeto dentro de todas as restrições concorrentes. Compensações e compromissos entre as restrições podem ser necessários.

Tipo de Controle do Projeto

Sistemas de controle para os projetos atuais exigem que mais informações sejam processadas hoje do que no passado. Conseguir aprovações para as mudanças necessárias de escopo de projeto em uma quantidade razoável de tempo não é possível usando apenas relatórios escritos. Painéis são uma necessidade para que os tomadores de decisão possam tomar decisões informadas, em vez de instintivas. Uma vez que cada tomador de decisão pode ser obrigado a fazer escolhas diferentes, existe uma necessidade de que pode haver um painel diferente concebido para cada tomador de decisão.

Comunicações Globais

Na medida em que o gerenciamento de projetos tem crescido, tem crescido também a exigência de se comunicar em todos os lugares, ao invés de apenas comunicação localizada. Mais uma vez, todas as pessoas podem ter requisitos de informação únicos, e isso não pode ser satisfeito através de métodos de relatórios tradicionais. A maneira mais fácil e mais precisa é proporcionar a cada pessoa com as informações de métricas/KPIs que eles exigem na forma de painéis.

Acesso Ilimitado em Tempo Real

As informações de métricas e KPIs em painéis podem ser atualizadas tão rapidamente quanto alguém pode atualizar uma planilha do Excel. Isto permite a comunicação em tempo real. Atualizações de status em tempo real vão acelerar o processo de tomada de decisão, desde que os dados fornecidos nos painéis sejam precisos. A qualidade da informação apresentada é apenas tão boa quanto a precisão do método de medição.

Quantidade de Documentação

A quantidade de documentação do projeto pode ser exorbitante. Enquanto alguma documentação é sempre necessária, a maior parte dos requisitos de relatórios de desempenho pode ser exibida com um sistema de relatórios em painéis de controle. No passado, os sistemas de informação de gerenciamento de projetos foram fortemente conduzidos com papel. Hoje, eles estão se tornando conduzidos com painel.

Verificações de Integridade do Projeto

Até recentemente, não havia muita coisa escrita a respeito de verificações da saúde de um projeto. Nós evitamos verificações de integridade por várias razões, uma delas era a nossa falta de conhecimento sobre quais métricas / KPIs deviam ser examinadas. Hoje, somos muito mais experientes na seleção das métricas corretas para verificações de integridade. Isso pode ser bastante desafiador, pois as métricas / KPIs necessárias para as verificações de integridade podem ser diferentes das métricas / KPIs que estão rotineiramente sendo acompanhadas no projeto.

Tomada de Decisão pela Equipe

No passado, a tomada de decisão do projeto estava nas mãos do gerente de projeto. Portanto, apenas a informação que o gerente de projeto considerava necessária era monitorada e relatada. Com o crescimento da tomada de decisão pela equipe, uma quantidade significativamente maior de informações deve ser monitorada e reportada para a tomada de decisão informada acontecer. Isso nos obriga a procurar mais métricas e KPIs, e sermos capazes de exibi-las de forma rentável utilizando painéis.

Uso de Equipes Virtuais

Os principais critérios para a utilização eficaz de equipes virtuais é a comunicação. Os relatórios escritos desaceleram significativamente a eficácia de equipes virtuais. Portanto, a forma de melhorar a eficácia é através do uso de métricas, KPIs e painéis.

Envolvimento Contínuo dos Stakeholders

O envolvimento dos stakeholders, seja ativo ou passivo, requer informações. A informação deve ser disponibilizada quando os stakeholders precisarem, e a maneira mais rápida de fazer isso é por meio de relatórios de status em tempo real.

Talvez tenha sido um exagero discutir métricas, KPIs e painéis tão frequentemente neste artigo, mas esta é a minha visão sobre o que o Gerenciamento de Projetos 2.0 deve basear-se. A tecnologia atual da internet, utilizando softwares de colaboração, nos deu a oportunidade de transmitir os dados para as pessoas certas mais rapidamente do que nunca. Se as empresas estão dispostas a aceitar esse fato e planejar para o futuro, isso é outra história.

Autor: Harold Kerzner - Diretor Executivo Sênior do International Institute for Learning, Inc. É um expert reconhecido em todo o mundo em gerenciamento de projetos, programas e portfólio, gestão da qualidade total e planejamento estratégico. Autor de diversos best-sellers na área de gerenciamento de projetos.

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews