Os projetos podem ser descritos como complexos se a sua estrutura leva a um comportamento inerentemente imprevisível. Esta imprevisibilidade produz um tipo particular de risco emergente, que não pode ser resolvido através do processo tradicional de gerenciamento de riscos do projeto.

Ao invés, precisamos desenvolver a flexibilidade e resiliência em todos os níveis, a fim de lidar com os desafios especiais de risco associados com a complexidade. Quando consideramos a perspectiva do risco, há três questões a responder:

1. Projetos complexos são inerentemente diferentes de outros projetos?

Complexidade é uma variável qualitativa, por isso pode ser difícil dizer se um determinado projeto é complexo ou não. A complexidade não é apenas uma função de escala, já que um projeto pode ser grande, mas simples, ou pequeno e complexo. Na realidade, a complexidade surge da estrutura do projeto e da forma como os seus elementos se relacionam juntos. Trata-se de imprevisibilidade, onde nem sempre está claro como uma mudança em uma parte pode influenciar outras partes. Normalmente, é difícil ver como variações nos dados de entrada podem afetar a produção global de um projeto complexo, devido ao número de interligações e dependências dentro de elementos do projeto. O comportamento de projetos complexos é muitas vezes ambíguo, o que significa que projetos complexos são sempre arriscados.

2. Projetos complexos são expostos a diferentes tipos de riscos?

Projetos complexos estão sujeitos aos mesmos tipos de riscos que são encontrados em qualquer projeto. No entanto, a natureza imprevisível de projetos complexos também resulta em determinados tipos de riscos imprevisíveis. Estes podem ter vários nomes: eles são conhecidos como “unknown unknowns”, cisnes negros, riscos ontológicos, ou riscos emergentes. Estes riscos são difíceis de identificar com antecedência e difíceis de avaliar com precisão, e as estratégias de resposta a riscos normais, muitas vezes não são eficazes para tratá-los.

3. Será que estes tipos de riscos requerem um gerenciamento diferente?

O fato de que alguns riscos são imprevisíveis significa que não podemos usar o processo proativo normal de riscos para se preparar para eles, porque não podemos vê-los chegando. Ao invés disso, precisamos desenvolver uma abordagem que será eficaz em lidar com os riscos emergentes em projetos complexos. Duas estratégias-chave vão ajudar quando os riscos imprevistos surgem:

• Flexibilidade – a capacidade de se modificar sem quebrar, para se adaptar facilmente a novas situações;
• Resiliência – a capacidade de manter o propósito central e continuar com integridade.

Ambas as estratégias podem ser aplicadas em vários níveis para enfrentar os desafios da complexidade, inclusive em toda a organização; nos níveis de projeto, programa e portfólio; em áreas técnicas e contratuais; e nas atitudes pessoais de funcionários-chave. Em cada um desses níveis, podem ser tomadas medidas específicas para desenvolver a flexibilidade e a resiliência para lidar com os riscos emergentes que possam surgir.

Por exemplo, um projeto complexo específico deve ter um orçamento de risco para riscos conhecidos, bem como o nível certo de contingência construído em seu orçamento e cronograma para riscos emergentes. Os processos dos projetos devem ser flexíveis o suficiente para lidar com as mudanças, mantendo a direção geral em direção às metas do projeto. E a equipe do projeto deve ter competência para fazer o trabalho dentro dos limites acordados, sem a necessidade de aprovação para cada pequeno desvio do plano original.

Ao implementarmos as estratégias de flexibilidade e resiliência, somos capazes de realizar projetos verdadeiramente complexos com confiança de que podemos ter sucesso.

Autor: David Hillson, “The Risk Doctor”