Quando lidamos constantemente com a realidade do dia-a-dia de gerenciamento de projetos, é tentador para os gerentes de projeto cruzarem a linha e se tornarem simplesmente negativos. Eles podem se pegar dizendo NÃO a tudo e, em geral, tornar mais difícil trabalhar com eles. O artigo a seguir irá delinear algumas coisas que você pode fazer se você se encontrar seguindo por esse caminho.

“Não, nós não seremos capazes de fazer isso.”

“Não, isso não vai funcionar.”

“Isso é impossível. Nós não devemos sequer considerar isso como uma opção. “

E assim continuou durante cerca de uma hora, enquanto o gerente de projeto mantinha todos na reunião firmemente apoiados na realidade. O gerente de projeto sabia quais recursos estavam (ou, neste caso, não estavam) disponíveis para dar suporte ao projeto. O gerente de projeto sabia que o software de rastreamento de tarefas da equipe estava mostrando um enorme acúmulo de trabalho que tinha que ser resolvido antes que qualquer coisa nova fosse considerada. O gerente de projeto sabia que os prazos sendo discutidos eram inatingíveis.

Parece normal, mas aqui está o problema: ele estava expressando tudo isso durante uma reunião com o executivo de contas e o cliente! Todos estavam trabalhando em maneiras de aumentar o escopo do trabalho que a empresa estava fazendo em nome do cliente, que, por sinal, estava pagando a empresa muito generosamente. O gerente do projeto estava preso no aqui e agora, repetindo o mesmo mantra sem parar como um disco quebrado: não é possível fazer… não vai funcionar… nem pense nisso….

Além do mais, ele fazia ruídos guturais sempre que uma ideia era proposta. Ele revirava os olhos sempre que o executivo de contas falava, o que fez o executivo de contas ficar mal e fez o cliente se sentir desconfortável. Você sabe o que tornou as coisas ainda piores? Ele pensou que estava fazendo seu trabalho.

Sim, o gerente de projeto sentia como se fosse o seu trabalho manter todos firmes na realidade de modo a não criarem expectativas irrealistas. Ele queria garantir que todos soubessem claramente o que poderia ou não ser realizado.  Ele já havia sido queimado por comprometimentos vagos, e queria proteger sua equipe, seus projetos, e ele a mesmo da ira de clientes chateados e executivos furiosos.

Suas intenções eram boas, mas sua execução foi falha. Ele tinha o melhor interesse da empresa, sua equipe, e até mesmo o cliente no coração. Ele estava apenas indo pelo caminho errado. Ele tinha permitido que a realidade do projeto se transformasse em negatividade do projeto.

O que é a negatividade do projeto?

Negatividade do projeto é a posição triste, melancólica, inflexível e imóvel que alguns gerentes de projeto tomam sempre que lhes apresentam opções novas e/ou difíceis de realizar.  Neste ponto eles saíram da realidade do projeto e foram para um lugar sombrio.

A realidade do projeto é a visão atual da forma como o projeto está, mas alinhada com o entendimento de que qualquer coisa e tudo pode mudar. A negatividade do projeto é a visão atual do projeto em que absolutamente nada pode ou vai mudar. O projeto está sendo mantido refém pelas circunstâncias, eventos ou pessoas e não há nada que possa ser feito sobre isso. A negatividade do projeto considera que os prazos não podem mudar, recursos não podem ser adicionados ao projeto, ou elementos do projeto não podem ser retirados do escopo para implementação posterior.

A negatividade do projeto resulta em um gerente de projeto sentado lá e dizendo: “Não, não vai acontecer, e não sob a minha supervisão.”

Maneiras de converter negatividade do projeto em realidade do projeto

Há uma expressão familiar que um vendedor experiente sempre fornece durante o auge de uma reunião de vendas com um cliente novo ou já existente que está pedindo o mundo. O cliente vai perguntar se é possível concluir um projeto em um determinado período de tempo, ou ter um pedaço de funcionalidade adicionada ao projeto existente. O vendedor vai habilmente responder: “Com suficiente tempo, dinheiro e recursos… qualquer coisa é possível.”

Agora vamos à realidade do projeto. Ninguém pode argumentar com o fato de que tudo é possível se forem respeitadas determinadas condições. No entanto, a possibilidade dessas condições é uma história diferente. Elas poderiam complicar a vida de um gerente de projeto e da equipe, que podem ter que lutar para atingi-las.

As sugestões a seguir são algumas de maneiras transformar a negatividade do projeto em realidade do projeto:

Mude seu vocabulário

Uma diferença entre ser negativo e apenas manter as coisas reais está na forma como algo é comunicado. “Não, nós não podemos fazer isso” não é muito diferente de “Sim, nós podemos fazer isso, se…” ou “Sim, nós podemos fazer isso, mas…”.

“Se” e “mas” são as condições que devem ser verdadeiras para que determinado pedido seja acomodado. Esta é uma lição difícil de aprender para gerentes de projeto que estão iniciando na profissão; e se eles estão apenas começando, eles estão acostumados a ter de trabalhar dentro dos limites do que alguém já determinou. Eles podem achar que ajustes não podem ser feitos a cronogramas, recursos ou escopo e que eles estão relegados à estrutura existente. Quanto mais alto você sobe a escada corporativa, mais você percebe que as coisas podem mudar rapidamente e substancialmente com a quantidade certa de envolvimento executivo.

Você pode sentar em reuniões para discutir um projeto que foi bloqueado por três meses e ninguém sabe o que fazer sobre isso, mas quando o executivo certo ouve o problema, ele é capaz de mover os recursos, mudar prioridades ou cancelar outras iniciativas com um telefonema rápido. Isso permite que o gerente de projeto seja capaz de dizer aos clientes: “Sim, nós podemos fazer isso, se pudermos contratar dois empreiteiros nos próximos 30 dias.”  Feito!

Saia do circuito

Outra maneira de transformar a negatividade do projeto em realidade do projeto é sair do circuito de comunicação. Uma das leis fundamentais de cuidar de crianças é que você nunca deve deixar uma criança ouvir você discordar sobre uma decisão que a afeta. Será que ambos os pais concordam sobre tudo? Absolutamente não. Os pais devem se apresentar unidos na frente de seus filhos para poderem ser mais eficazes? Pode acreditar que sim!

É por isso que é importante que a discussão seja feita em outro ambiente, fora da vista da criança, a fim de chegar a um acordo mútuo.

Nós não estamos chamando clientes ou patrocinadores de crianças, embora existam alguns que podem agir dessa forma ao longo do tempo. Mas, este princípio de apresentar uma frente unida certamente se aplica. O gerente de projeto na minha história estava agindo de maneira inapropriada ao discutir com o executivo de contas na frente do cliente, e por dizer que todas as suas ideias não eram possíveis. Eles podem discutir sobre isso o dia inteiro atrás de portas fechadas, mas não na frente do cliente. O gerente de projeto pode não estar a par de informações que o executivo de contas pode ter (como a capacidade de contratar mais pessoas) e poderia estar falando prematuramente.

Reformule o sucesso

Uma terceira maneira de parar de se concentrar sobre o que não pode ser feito é se concentrar no que pode ser feito. O mundo não é um lugar preto e branco, e nossos projetos também não. Eu costumava a pensar que algo era 100% fracasso porque só atingiu 90% da meta. No entanto, também poderia ser considerado como apenas uma perda de 10%, ou melhor ainda, um sucesso de 90%!

Uma tentativa de alcançar 100% de sucesso e atingir apenas 90% é muito melhor do que não tentar nada e ter como garantia de uma taxa de sucesso de 0%. Além disso, você pode redefinir o sucesso. Minha abordagem favorita é dividir um projeto em fases. Você pode não obter tudo o que deseja na primeira fase, mas você vai ter algo que funciona em tempo hábil. Você terá todas as fases concluídas em pouco tempo!

Sim, uma grande parte do seu trabalho na condição de gerente de projeto é trazer uma dose de realidade para aqueles que têm problemas para manter seus pés no chão e gostam de se comprometer em excesso. No entanto, lembre-se que há uma diferença entre manter os pés de alguém no chão e enterrar seu colega. Use as sugestões acima e você vai se manter andando no caminho de sucesso do projeto.

Créditos:

Autor: Jason Westland, CEO do ProjectManager.com.

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews