Se variações no prazo são a principal causa do aumento de custos nos projetos, o que precisa ser feito para evitá-las/reduzi-las? Primeiro temos que entender que as variações nos prazos são geralmente o sintoma mais visível e de fácil detecção de outros problemas. Por exemplo, eventos como: pessoal despreparado para a execução de algum serviço, faltas ao trabalho de pessoal-chave, intempéries, erros de interpretação de especificações, má qualidade de suprimentos, quebra de ferramenta, questões burocráticas etc., podem causar atrasos na realização de atividades do projeto. Quando um atraso tem alta visibilidade, o GP e sua equipe são acionados e atuam na recuperação do cronograma, ou, se for o caso, no replanejamento da atividade ou do projeto. Quando esses atrasos não afetam, ou afetam pouco, o caminho crítico eles passam despercebidos.

Uma dificuldade comum é a acumulação de pequenos atrasos de baixa visibilidade que ficam, cada um, longe do radar dos gestores. A equipe de gerenciamento tem dificuldade em caracterizar estes atrasos e lhes nega, inconscientemente, atenção. Acúmulo de pequenos atrasos, em projetos mais complexos e longos, podem impactar a execução de muitas atividades - isso resulta em ociosidade e ineficiência e o consequente aumento dos custos do projeto - e, até mesmo, transformar em quase críticas, ou críticas, atividades que, inicialmente, estavam muito afastadas do caminho crítico. Ocorre que a detecção tardia de tais acúmulos pode resultar em grandes variações no custo do empreendimento. Há que se estimular o uso de técnicas que proporcionem melhor controle do resultado acumulado pequenas variações no prazo de execução das atividades.

Como dar visibilidade aos efeitos acumulados desses atrasos?

Os indicadores de prazo da técnica mais comum e recomendada no gerenciamento de projetos, o GVA, são falhos pois dependentes dos relatórios de custo que embutem atrasos e as atividades de alto custo obscurecem a visibilidades dos impactos das de menor custo mascarando seu efeito. Outra possibilidade, o acompanhamento diuturno das atividades do cronograma, poderia trazer à tona estes atrasos, mas falha em produzir indicador que consolide visão executiva do impacto global desses atrasos no andamento do projeto. É virtualmente impossível, no dia a dia, o micromonitoramento de pequenos atrasos.

Recentemente, o desenvolvimento da técnica da Duração Agregada, socorreu os gerentes de projeto. Agora existem indicadores de prazo que alertam para atrasos no cronograma mesmo os causados pela acumulação de pequenos atrasos.

Para expor e debater essa nova técnica no contexto do GVA e sua extensão – Prazo Agregado – o SINDUSCON-SP e a Revista MundoPM promoveram nos dias 24 e 25 de fevereiro workshop conduzido por Floriano Salvaterra e eu.

Mais detalhes em:  http://www.mundopm.com.br/eventos/sinduscon.

Autor: Paulo André de Andrade (PMP, MBA e BSEE), Presidente da Techisa do Brasil Ltda Consultoria em Projetos e Consultor nas Técnicas: Valor, Prazo e Duração Agregados. Relator da Norma de Gerenciamento do Desempenho em Projetos.

Publicado no Linkedin, em 27/01/2016.