Como gerentes de projetos, nos entusiasmamos com cada novo projeto que nos é entregue (se você não tem essa sensação, talvez está na profissão errada).

Quando somos informados que um novo projeto foi autorizado, e nós seremos responsáveis, queremos rapidamente saber mais sobre ele… Qual o produto final? Que tipo de equipe devo formar? Terei que fazer alguma viagem legal ao exterior por conta da empresa? Quem será o cliente do projeto e qual seu perfil?

Toda esta empolgação é muito positiva, e mostra que você é um gerente de projetos dedicado e que gosta do que faz. O problema é quando esta empolgação é tanta que pulamos algumas etapas importantes de iniciação e planejamento do projeto.

Isto acontece em especial quando a empresa não tem processos claramente definidos para arrancar um novo projeto. O que fazer ou não fazer fica a critério do gerente de projetos, e este é muitas vezes pressionado para começar logo. Ou seja, junta-se a empolgação com a pressão externa, e temos os ingredientes para começar um projeto com o pé esquerdo.

Esta tentação de pular a iniciação e o planejamento do projeto e ir direto para a implementação pode ser considerável. Não faça isso. O planejamento do projeto é vital.

Sem um planejamento adequado, não há nenhuma maneira de garantir que você tenha os recursos necessários para completar o projeto, ou mesmo uma ideia clara de quais são os objetivos finais do projeto.

Passa a ser um grande risco para o gerente de projetos entrar em um projeto fadado ao fracasso. Se você começou a executar o projeto sem um planejamento adequado, e no meio do caminho perceber que o tempo, recursos ou escopo (ou todos!) são inviáveis, a responsabilidade de um eventual desastre no projeto passa a ser sua.

O que você vai dizer? Que foi pressionado a executar logo o projeto sem planejar adequadamente? Isso é o mesmo que dizer que você é um profissional fraco que não consegue impor um mínimo de organização no que é sua responsabilidade e obrigação.

Ainda que exista a tentação ou a pressão de começar rápido, faça um planejamento inicial para ter uma medida da viabilidade do projeto em relação aos objetivos definidos com os recursos alocados.

Uma boa prática é documentar claramente este planejamento inicial.  Você pode preparar um relatório ou apresentação para o patrocinador, cliente e/ou outros stakeholders importantes, reportando suas estimativas iniciais com as informações disponíveis, e dando uma visão do que esperar para o projeto. Registre claramente as premissas adotadas e a qualidade da informação utilizada, e deixe claro como você irá evoluir com o planejamento ao longo do projeto.

Nunca pule o planejamento, e sempre garanta que você tenha uma visão geral do projeto, conheça os objetivos, conheça o escopo do projeto, conheça seus riscos e saiba como você vai abordar o projeto. É para seu bem.

Autor: Luiz Paiva

Artigo publicado originalmente no site Stakeholder