Um dos desafios do Gerente de Projetos é guardar a memória de um projeto. Mesmo com processos de comunicação e registro bem definidos, é utópico pensar que tudo fluirá bem e que todo o conhecimento do projeto estará magicamente organizado e claro para todos.

Sistemas de gerenciamento de projetos online ajudam, mas nem sempre eles são alimentados à perfeição, para que a qualquer momento se possa ter uma visão clara do passo a passo, premissas e decisões que levaram a determinada situação

Para melhorar a qualidade da documentação, eu tenho o costume de produzir documentos temáticos chamados “Pró-Memória”.

O que é isso? Nada mais é um documento que registra o histórico de determinado tema, juntando elementos de diferentes fontes, inclusive verbais.

Se você já usa, ou pretende adotar esta ferramenta, seguem algumas boas práticas que aplico nestes documentos:

1. Usar estilo narrativo

Ao invés de ter uma tabela Excel, uma base de dados, ou qualquer outro formato, eu prefiro ter um documento em Word ou Google Docs com textos mais narrativos.

O objetivo do Pró-Memória é registrar um histórico de forma absolutamente clara e conclusiva, e para isso, é muito mais fácil contar uma história autoexplicativa do que ter dados soltos que futuramente as pessoas podem não compreender adequadamente. 

2. Usar recursos visuais

O fato de usar um estilo narrativo não quer dizer que seu documento precise parecer um romance. Use bullets, insira tabelas, gráficos e imagens, e tudo o mais que precisar para aumentar a clareza do documento.

Seu projeto já gera muitos documentos em diferentes formatos.  Sempre que necessário, capture uma parte destas fontes para ilustrar o que você precisa no Pró-Memória, com o cuidado de citar a fonte para referência futura.

3. Deve ser preparado ou validado pelos especialistas

O Pró-Memória não é um documento isolado para consumo exclusivo do gerente de projetos. Ele deve ser preparado, ou pelo menos validado, pelas pessoas responsáveis pelas fontes originais de informação que estão sendo registradas.

Assim, ele se torna um resumo único da “verdade” do projeto, concordado e validado por outros stakeholders e membros da equipe.

Da mesma forma, distribua a todos os envolvidos no tema o documento final. Isto lhe ajudará a fazer referência ao Pró-Memória sempre que houver dúvidas sobre o que realmente aconteceu durante o projeto.

4. Restringir temas

Para ser útil, o Pró-Memória não deve ser um documento com dezenas de páginas. O ideal é que o documento possa ser lido ou revisado em alguns minutos.

A mesma regra serve para sua preparação:  se esta atividade irá demandar horas de um membro de sua equipe, algo está muito errado (talvez todo o processo de comunicação esteja falho, porque a informação para construir o Pró-Memória não está disponível).

Uma boa prática é restringir o tema do documento. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento web, poderia ser desenvolvido um texto explicando os passos e informações que levaram à decisão de adotar determinada plataforma, e não um documento que trate de tudo que aconteceu durante o desenvolvimento do site.

Como sugestão para começar, pense em algum tema de seu projeto que não está totalmente claro para você ou para membros de sua equipe, e tente preparar um Pró-Memória que fique claro e objetivo e sirva como referência histórica.

E é aí que vem o benefício adicional, e talvez o mais importante: você notará que, além de melhorar a documentação de seu projeto, o processo de preparação do Pró-Memória lhe trará insights e conhecimento que ajudarão na execução do restante do projeto.

Autor: Luiz de Paiva

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews