Ok. Com isso estabelecido, vamos em frente…

O gerente de projeto é o comunicador central no projeto. E tem que ser. Toda comunicação importante deve passar por ele e nada de importante pode acontecer ou ser planejado no projeto sem o seu conhecimento. Se a comunicação principal contorna o gerente do projeto, coisas negativas podem acontecer – coisas que podem acabar sendo muito prejudiciais para o projeto e suas chances de sucesso.

É fundamental que o gerente de projetos estabeleça, desde o inicio, seu papel como o ponto central de toda a comunicação – de preferência na sessão solene do pontapé inicial para o projeto. Neste momento, ele deve estabelecer a forma como toda a comunicação vai acontecer, quem são os principais contatos, e quando a comunicação regular deve acontecer, incluindo as reuniões muito importantes que acontecerão regularmente e em forma de aconselhamento ao longo do engajamento.

Dito isso, é a maneira como o gerente de projeto lida com as reuniões de projeto em curso que eu gostaria de focar.

Reuniões são importantes.

Em primeiro lugar, as reuniões são importantes, e ponto. Algumas pessoas podem odiá-las, e isso pode incluir todos, exceto a pessoa conduzindo a reunião. Mas o fato é que as reuniões são uma ótima maneira para juntar  todos e rapidamente disseminar informações que devem chegar a um grupo inteiro. E também é uma ótima maneira de reunir os principais funcionários para tomar decisões difíceis, que só a equipe completa pode tomar. O gerente do projeto precisa estar atento ao tempo de todos e respeitar a liberdade de cada um, mas quando as coisas precisam ser discutidas ou tratadas de forma rápida, uma reunião improvisada pode ser a diferença entre concluir e não concluir o projeto.

Reuniões devem acontecer.

Reuniões agendadas regularmente devem acontecer. E mesmo se não há muito o que discutir, elas ainda precisam acontecer. Se você adquirir o hábito de cancelar reuniões do projeto, que normalmente são agendadas regularmente, então você vai, em breve, começar a perder participação. Seus participantes regulares irão considerar essas reuniões opcionais, e você vai perder se eles tiverem outras coisas importantes para fazer. É melhor conduzir as reuniões de qualquer maneira se não tiver muito o que dizer, mas faça com que sejam curtas. Encontre algo interessante ou importante para compartilhar que nem todo mundo na sala já sabe, e depois passe recolhendo atualizações de status rápidas de todos. É melhor ter uma reunião de dez minutos do que simplesmente cancelá-la. Confie em mim.

Reuniões precisam ser produtivas.

Por fim, as reuniões precisam ser produtivas. Não seja o gerente de projeto que permite que as reuniões saiam do controle e se transformem em discussão sobre o que todo mundo fez na semana passada ou está planejando fazer na próxima semana. É para isso que a copa serve. Existem ferramentas de gestão de reuniões por aí, boas o suficientes a que realmente podem tornar a vida de um gerente de projetos mais fácil.

Tenha em mente que há pessoas na sala que querem discutir os itens triviais não relacionados com o trabalho, mas a maioria dos participantes quer ser produtiva, quer participar de uma boa reunião bem planejada, e, em seguida, sair da lá para continuar com seu dia de trabalho. Todos nós gastamos muito tempo em reuniões ruins. Não se deixe adquirir a reputação de um gerente fraco de reuniões. Comece na hora, limite as discussões não produtivas, mantenha o fluxo de informações, termine a reunião na hora (ou até um pouco mais cedo) e nunca a deixe prosseguir além da conta. Se você precisar marcar uma reunião de acompanhamento, marque, mas não deixe que se torne enfadonha… você vai se arrepender disso mais tarde.

Autor: Brad Egeland