Quando falamos em Gerenciamento de Projetos, uma das primeiras coisas que vem à mente é o tripé “Prazo – Custo – Qualidade”. Os três fatores, que são extremamente importantes para o sucesso de um projeto, também são altamente associados e concorrentes entre si. Assim, alcançar o melhor dos três é praticamente impossível e, portanto, é preciso estudar a melhor combinação entre eles, que atenda às necessidade do cliente de cada projeto.

É comum, nesses casos, que um desses fatores seja adotado como driver estratégico, e este seja priorizado em detrimento parcial dos demais. A partir daí, é essencial que seja feito o monitoramento constante dessas variáveis, a fim de entender se o projeto está avançando de acordo com os objetivos propostos e estratégia estabelecida.

Para isso, uma prática recomendada no gerenciamento de projetos, exposta no PMBOK, é o Ciclo PDCA (“Plan, Do, Check and Act”). Após a definição do escopo, “Planejar” o projeto e “Fazer” (“Do”) algumas etapas, é necessário “Checar” (“Check”), ou seja, monitorar e controlar o que está sendo executado a sob o ponto de vista de prazo, custo e qualidade, de modo a permitir que desvios em relação ao planejamento inicial sejam identificados e ações corretivas ou preventivas pertinentes sejam tomadas.

Gerenciamento do Valor Agregado - GVA

A fim de realizar este monitoramento de custo e prazo do projeto, o Departamento de Defesa dos Estados Unidos formalizou, em 1967, a técnica de Gerenciamento do Valor Agregado (ou EVM – Earned Value Management). Entretanto, esta técnica já vinha sendo empregada pela Força Aérea Americana desde o início dos anos 60.

O Gerenciamento do Valor Agregado consiste na relação entre os custos reais incorridos e o trabalho realizado no projeto dentro de um determinado período. Desta forma, é possível comparar o trabalho previsto versus o trabalho efetivamente realizado e, a partir desta análise, consegue-se verificar se os custos daquela atividade já iniciada tendem a aumentar ou diminuir. Conforme cada atividade ou tarefa de um projeto é realizada, aquele determinado valor inicialmente orçado para a atividade passa a constituir o Valor Agregado do projeto.

Por meio da técnica de Gerenciamento do Valor Agregado (GVA), é possível monitorar e controlar também os desvios de prazo, ao se analisar a relação entre o Valor Agregado versus o Valor Planejado:

• Se o Valor Agregado estiver maior que o Valor Planejado, significa que o ritmo de avanço do cronograma encontra-se eficiente;
• Se o Valor Agregado estiver menor que o Valor Planejado, significa que o cronograma encontra-se atrasado;
• Se ambos estiverem iguais, significa que o ritmo do projeto encontra-se conforme o planejado.

Desafios da técnica

Entretanto, ao se utilizar da técnica de Valor Agregado para previsão do prazo, assume-se que as mesmas variações relacionadas aos custos estão relacionadas da mesma forma com o prazo, o que pode gerar distorções nas análises. Por exemplo, se houver alguma variação do custo dos materiais decorrente de fatores externos ao projeto, não necessariamente esta variação afetará o prazo do projeto. Além disso, o Gerenciamento do Valor Agregado pode apresentar certa imperfeição quando aplicado a projetos cujos cronogramas contenham atividades com taxas de custo por unidade de tempo com diferenças em ordens de grandeza (https://www.gp4us.com.br/o-que-e-a-duracao-agregada/).

Gerenciamento da Duração Agregada – GDA

A fim de eliminar estas distorções, Homayoun Khamooshi e Hamed Golafshani publicaram, em 2014, a técnica denominada “Earned Duration Management (EDM)”, traduzida por Paulo André Andrade como “Gerenciamento da Duração Agregada – GDA”. Nesta nova técnica, as análises são semelhantes ao Gerenciamento de Valor Agregado, porém, seus índices são puramente calculados a partir dos prazos, sem a utilização de dados de custos.

São conceitos importantes desta técnica GDA: Duração da Atividade, Duração do Projeto e Duração Total. Estas durações serão aplicadas tanto na fase planejada quanto na fase real a cada dia de trabalho. Cada dia de trabalho equivale a 1,00 unidade de duração, independentemente de seu custo ou valor agregado relacionado à atividade em questão.

A Duração Real da atividade consiste no número de dias trabalhados que essa atividade realmente consumiu para ser finalizada. Portanto, o valor diário da duração agregada de cada atividade efetivamente realizada consiste na parcela da duração planejada da atividade efetivamente realizada dividida por sua duração real.

Em relação à Duração Total, esta equivale à soma das durações de todas as atividades, mesmo que estas ocorram paralelamente a outras atividades. Desta forma, duas tarefas em paralelo no mesmo dia agregarão a Duração Total de dois dias ao projeto, mas contribuem em apenas 1 dia na Duração do Projeto.

Considerando a análise da Duração Agregada a partir de um cronograma de projetos estabelecido pelo método PERT/CPM, é possível identificar os desvios de prazo de cada atividade por meio do Índice da Duração Agregada (IDA), que consiste no resultado da Duração Agregada Total (a partir da atualização do cronograma) dividida pela Duração Planejada Total para a data de atualização referência (IDA = DAT/DPT).

• Se o índice IDA for menor que 1, a atividade está atrasada;
• Se IDA for maior que 1, o ritmo de avanço da atividade encontra-se eficiente;
• Se IDA for igual a 1, o ritmo de avanço da atividade está conforme o planejado.

Assim, é possível identificar as tarefas que possuem maior impacto de prazo no projeto, de forma que as tomadas de decisão para recuperação do índice IDA sejam direcionadas para estas atividades.

É possível calcular também a Variação na Duração Total (VDT), que consiste no resultado entre a Duração Agregada Total subtraída da Duração Planejada Total (VDT = DAT – DPT). Porém, esta variação não representa a variação na Duração do Projeto, pois as variações na duração podem estar em atividades que se encontram fora do Caminho Crítico do Projeto, além de representar a variação total, mesmo com as tarefas em paralelo.

Para estimar a variação no término do projeto, é necessário calcular o Índice de Desempenho da Duração (IDD), que resulta da divisão entre a Duração Agregada (DA) pela Duração Real (DR). Após, será possível calcular a Duração Estimada no Término (DENT), que consiste na Duração Planejada dividida pelo Índice de Desempenho da Duração (DENT = DP/IDD).

Tabela 1 – Equações e Definições de Indicadores do GDA (ANDRADE, 2015).

Conclusão

A técnica do Gerenciamento da Duração Agregada apresenta alto potencial para melhoria do controle e monitoramento dos prazos de projetos. É importante ressaltar que, para análise destes índices que apontam para a performance e tendências de prazo do projeto, é fundamental que haja um conhecimento profundo do projeto, das atividades e das relações entre as atividades, a fim de criar alternativas e planos de ação para recuperação dos prazos.

A DOX tem aplicado a técnica do GDA no gerenciamento de empreendimentos complexos, que possuem grandes quantidades de atividades. Juntamente com outras ferramentas de gerenciamento, a exemplo da análise do Caminho Crítico, análise de Desvio no Término e do Gerenciamento de Valor Agregado, é possível obter um olhar holístico sobre o projeto no que tange os fatores prazo e custo, além da análise dos resultados possuírem uma interpretação voltada para a coordenação de projetos e gerenciamento de obra.

Para os clientes, é fundamental enxergar as prioridades e as tomadas de decisão que gerarão mais resultados, e estas técnicas agilizam a identificação dos principais problemas de forma rápida, permitindo tomadas de decisão em tempo de reverter as situações de desvios de prazo e custo nos empreendimentos.

Referências Bibliográficas:

VARGAS, R.V. Análise de valor agregado: revolucionando o gerenciamento de prazos e custos. 6a. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2013.

ABDALA, A. Análise de Valor Agregado: técnica de Gerenciamento de Projetos. Sienge, 2019. Disponível em: <https://www.sienge.com.br/blog/analise-de-valor-agregado/>. Acesso em: 04 de maio de 2022.

ANDRADE, P.A. Gerenciamento da Duração Agregada (GDA) Análise e Aplicações. LinkedIn, 2015. Disponível em: <https://www.linkedin.com/pulse/gerenciamento-da-dura%C3%A7%C3%A3o-agregada-gda-an%C3%A1lise-e-paulo-andr%C3%A9/?originalSubdomain=pt>. Acesso em: 05 de maio de 2022.

ANDRADE, P. A.; VANHOUCKE, M.; SALVATERRA, F. Introdução à Duração Agregada. Revista Mundo Project Management nº 62, mai. 2015. 56-65.

ANDRADE, P.A. Você conhece ou já ouviu falar em Duração Agregada? GP4US Project Management Digital Magazine, 2017. Disponível em: <https://www.gp4us.com.br/o-que-e-a-duracao-agregada/>. Acesso em: 04 de maio de 2022.

Guia PMBOK® 6a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2017. BORGES, Carlos; ROLLIM, Fabiano.