Em um artigo anterior, no qual falei sobre resolução de problemas em projetos, apresentei um modelo de fluxograma que costumo usar no dia a dia de meus projetos, para lidar com aqueles pepinos de diferentes graus de acidez com os quais nos deparamos em nossa atividade:

Como naquele texto apenas apresentei o modelo, sem falar muito sobre ele, aqui vou explicar um pouco mais quais são os objetivos de cada etapa, para que ao final sua situação esteja melhor do que quando começou.

Passo 1: Identificação do Problema

Quando um problema surge, a tentação é partir logo para buscar uma solução. Acontece que nem sempre o problema em si está bem definido, e podemos estar gastando recursos preciosos resolvendo algo que sequer é o problema em si, e somente iremos descobrir isso no final, gerando retrabalho e desgaste.

Antes de qualquer outra coisa, preocupe-se em entender qual é realmente o problema (já que às vezes estamos observando um sintoma, e não o problema em si). Junte a maior quantidade possível de informações sobre a situação, incluindo dados históricos (linha do tempo) e a opinião de especialistas.

Passo 2: Avaliação de Alternativas

Após ter definido claramente qual é o problema e juntado informações sobre a situação, fale com os especialistas para avaliar as alternativas para resolvê-lo. Isto pode incluir sessões de brainstorming, estudos específicos e outros métodos para conhecer a viabilidade de cada opção (custo, tempo, riscos, etc.).

Passo 3: Seleção da Solução

Tendo avaliado as alternativas, e estudado cada uma, é hora de escolher. Dependendo do tipo de projeto e da gravidade do problema, não será o gerente de projetos quem tomará a decisão. No entanto, independente disso, sempre será sua responsabilidade garantir que o tomador de decisão entenda claramente o problema (passo 1) e a viabilidade de cada solução proposta (passo 2).

Ou seja, mesmo que outra pessoa escolha a solução, o gerente de projetos sempre será um importante influenciador e co-decisor.

Passo 4: Implementação da Solução

Aqui não há muito que explicar. Escolhida a solução, é hora de implementá-la seguindo os processos de gerenciamento de projetos que já estão em prática.

Passo 5: Garantia da Eficácia

Esta pode ser uma grande armadilha. Às vezes parece que a solução, tendo sido implementada, foi suficiente, e podemos continuar a “vida como era antes”. No entanto, como gerentes de projetos devemos ter a certeza de que a solução foi eficaz e de que não são necessárias outras ações para encerrar o tema. Esta certeza, além do bom senso do gerente de projetos, deve vir acompanhada da opinião de especialistas.

Se a solução não foi eficaz, voltar ao passo 1 ou 2, dependendo do caso.

Passo 6: Medidas Preventivas

Ótimo, você resolveu o problema. Então aproveite que passou pelo sufoco para implementar ajustes que eliminem ou ao menos reduzam o risco de que a situação volte a acontecer. Isto pode ser desde um pequeno ajuste em um processo interno, até grandes mudanças na forma de trabalho da organização e da equipe do projeto. 

Passo 7: Comunicação dos Stakeholders

Ao final, informe a todos os stakeholders-chave sobre todo o processo, como o problema foi resolvido, os impactos sobre o projeto e as medidas tomadas para que a situação não aconteça novamente. Uma boa opção é fazer um Pró-Memória do tema.

Sei que é comum ter a sensação de que é melhor jogar o problema para debaixo do tapete do que expô-lo demais. Ainda que existam algumas situações em que talvez seja melhor fazer isso mesmo, normalmente a transparência renderá pontos para o gerente de projetos como um profissional eficaz, que sabe resolver problemas e que não tem medo de expor as dificuldades do projeto.

Passo X: Registro das Informações

Sim, este é o passo “X” mesmo, não o passo 8, já que ele abrange todo o ciclo da resolução de problemas. Seja bastante criterioso para registrar todas as informações importantes do projeto, já que isto lhe será muito útil durante toda a vida do projeto, desde garantir que o problema não volte a acontecer, até resolver casos em que alguém “tirou o seu da reta”… você sabe do que estou falando.

Autor: Luiz de Paiva

Artigo publicado originalmente no site Stakeholdernews